Politika zasebnosti

1. Kdo smo

Micali.online je spletni rezervacijski sistem, ki ga upravlja družba REALWEB, s.r.o., s sedežem Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Slovaška republika, ID podjetja (IČO) 43899102, Davčna številka (DIČ) 2022506332, ID za DDV SK2022506332 (registrirano na podlagi §7a slovaškega zakona o DDV). V tej politiki izrazi „mi“, „nas“ in „storitev“ pomenijo to družbo, ki upravlja Micali.online. Dosežete nas na support@micali.online.

Lastniki računov so podjetja, organizatorji in posamezniki, ki ustvarijo račun za sprejemanje rezervacij. Obiskovalci so osebe, ki rezervirajo termin prek rezervacijske strani lastnika računa.

Za podatke, ustvarjene znotraj računa – sezname strank, rezervacije, odgovore na obrazce, sporočila – je upravljavec podatkov lastnik računa, mi pa nastopamo kot njegov obdelovalec. Za podatke, ki jih potrebujemo za delovanje same platforme – račune, prijave, varnostne dnevnike in lastno analitiko uporabe – smo upravljavec mi.

2. Katere podatke zbiramo

Podatki o računu: ko ustvarite račun, zbiramo vaš e-poštni naslov, ime računa, jezik, časovni pas in vse nastavitve, ki jih konfigurirate (storitve, dogodke, delovni čas, predloge sporočil, konfiguracijo konektorjev in podobno). Upravljavci računa se prijavijo s kodo, poslano po e-pošti. Upravljavec lahko za hitrejšo prijavo nastavi tudi izbirno 4-mestno PIN-kodo, ki deluje samo na napravi, ki je bila že preverjena s kodo, poslano po e-pošti; ta PIN-koda se shranjuje izključno kot razpršena vrednost bcrypt.

Podatki o obiskovalcih: ko obiskovalec rezervira termin, o tem, kateri podatki se zbirajo, odloča obrazec lastnika računa. Običajno so to obiskovalčevo ime, e-poštni naslov in/ali telefonska številka, izbrana storitev ali dogodek ter odgovori, vneseni v rezervacijski obrazec. Shranjujejo se tudi obiskovalčeve rezervacije, status plačila, prisotnost in članstva.

Komunikacijski podatki: vsako e-poštno in SMS-sporočilo, ki ga sistem pošlje, se zabeleži s prejemnikom, časom in statusom dostave, tako da lastnik računa vidi, kaj je bilo dostavljeno, mi pa lahko diagnosticiramo težave z dostavo. Odhodna e-poštna sporočila vsebujejo majhen sledilni piksel, ki zabeleži, ali je bilo sporočilo odprto.

Podatki o prijavi in varnosti: za vsako prijavo shranimo naslov IP, uporabniškega agenta brskalnika, vrsto naprave in čas zadnje dejavnosti v tej seji, da lahko zavarujemo račune in odkrivamo zlorabe.

Podatki o uporabi in analitiki: za vsak ogled strani na naših spletnih straneh in rezervacijskih straneh naša lastna analitika shrani naslov in naziv strani, napotitveno stran, naslov IP, uporabniškega agenta brskalnika, vrsto naprave, jezik, vir prometa in čas, kolikor je bila stran odprta, kar je povezano s piškotkom „micali_track_id“ z veljavnostjo dveh let. Podrobno je to opisano v 7. razdelku.

Podatki pomočnika AI: če v aplikaciji uporabljate pomočnika Ask AI, se vaša vprašanja in njegovi odgovori shranijo, da pogovor ohrani kontekst, sporočila, starejša od 7 dni, pa se odstranijo ob naslednjem odprtju ali uporabi pomočnika. Kaj se pošlje ponudniku AI, je pojasnjeno v 9. razdelku.

3. Kako uporabljamo vaše podatke

Osebne podatke uporabljamo za delovanje rezervacijske storitve: za preverjanje pristnosti uporabnikov, za ustvarjanje in upravljanje rezervacij, za pošiljanje potrditev, opomnikov in sporočil o odpovedih, za to, da lastniki računov upravljajo svoje stranke, dogodke in statistiko, za ohranjanje zanesljivosti in varnosti sistema, za odkrivanje in preprečevanje zlorab ter za odgovarjanje na zahtevke podpore. Osebnih podatkov ne prodajamo ali izmenjujemo in jih ne uporabljamo za oglaševanje.

4. Pravna podlaga za obdelavo

Izvajanje storitve, za katero ste zaprosili vi ali lastnik računa – ustvarjanje rezervacije, dostava njene potrditve, delovanje računa.

Naš legitimni interes za delovanje, varnost in preprečevanje zlorab platforme ter za razumevanje, kako se naše strani uporabljajo: to zajema našo lastno analitiko, statistiko obiskovalcev, ki jo zagotavljamo lastnikom računov, ter dnevnike prijav, varnosti in dostave sporočil.

Vašo privolitev, kjer je ta potrebna – na primer za piškotke Google Analytics na trženjski spletni strani, ki se naložijo samo, če jih sprejmete.

Izpolnjevanje pravnih obveznosti, kadar te veljajo za nas.

5. Kako dolgo hranimo podatke in kako jih izbrišemo

Podatki o računu – ter rezervacije, stranke, odgovori na obrazce in dnevniki sporočil znotraj računa – se hranijo, dokler račun obstaja. Računov ne izbrišemo zaradi neaktivnosti.

Ko je račun izbrisan, je izbris trajen. Račun, njegovi uporabniki, dogodki, storitve, rezervacije, povezave s strankami, odgovori na obrazce, predloge sporočil, naloženi dokumenti, nastavitve konektorjev ter dnevniki e-pošte in SMS-sporočil, poslanih iz njega, se odstranijo iz baze podatkov in jih ni mogoče obnoviti. Root administrator lahko izbris zahteva v aplikaciji; ta začne veljati po 7 dneh in ga je v tem obdobju mogoče preklicati (glejte Pogoje uporabe). Demo računi se samodejno izbrišejo 7 dni po nastanku.

Lastniki računov lahko kadar koli znotraj aplikacije izbrišejo posamezne zapise – stranke, rezervacije, odgovore na obrazce, sporočila.

Obiskovalčev identifikacijski zapis, torej e-poštni naslov, s katerim se prijavlja, se ob izbrisu enega samega računa ne odstrani, ker ima lahko ista oseba rezervacije tudi pri drugih lastnikih računov na platformi. Če želite, da ta zapis odstranimo, nam pišite na support@micali.online.

Pogovori z Ask AI imajo 7-dnevno okno: starejša sporočila se odstranijo ob naslednjem odprtju ali uporabi pomočnika s strani tega upravljavca. Podatki o prijavah, varnosti in analitiki uporabe se hranijo, dokler so potrebni za delovanje in varnost storitve ter za pripravo statistike obiskovalcev, opisane v 8. razdelku; trenutno zanje ne uporabljamo fiksnega roka izbrisa.

6. Kdo vse še obdeluje podatke

Osebnih podatkov ne prodajamo. Delimo jih samo s ponudniki, ki so tehnično potrebni za izvajanje storitve:

Gostovanje in infrastruktura – aplikacija, baza podatkov in naloženi dokumenti so gostovani pri družbi Websupport, s.r.o. (Slovaška), na infrastrukturi, ki se nahaja v Evropski uniji.

Dostava e-pošte in SMS-sporočil – ko račun poveže svoj lastni SendGrid, Twilio, SMTP ali Gmail račun, se vsebina vsakega sporočila in naslov prejemnika prenese temu ponudniku za dostavo pod njegovimi lastnimi pogoji. Lastniki računov izberejo in konfigurirajo te ponudnike. Sporočila, ki jih pošilja sama platforma (prijavne kode, obvestila), gredo prek našega lastnega ponudnika SMTP.

Ponudniki AI – glejte 9. razdelek.

Analitika – Google Analytics (Google LLC) na trženjski spletni strani, samo z vašo privolitvijo; glejte 7. razdelek.

Podatke lahko razkrijemo tudi, kadar to zahteva zakon, ali za zaščito pravic, varnosti ali premoženja storitve, njenih uporabnikov ali javnosti.

7. Piškotki in analitika

Aplikacija uporablja samo piškotke in lokalno shrambo, ki so nujno potrebni, da ostanete prijavljeni in da si zapomni osnovne nastavitve, kot je jezik.

Poleg tega na trženjski spletni strani, blogu, aplikaciji in rezervacijskih straneh izvajamo lastno analitiko prve strani. Piškotek „micali_track_id“ z veljavnostjo dveh let identificira brskalnik, vsak ogled strani pa se shrani z njegovim naslovom in nazivom strani, napotitveno stranjo, naslovom IP, uporabniškim agentom brskalnika, vrsto naprave, jezikom, virom prometa in časom, kolikor je bila stran odprta. To temelji na našem legitimnem interesu za razumevanje uporabe naših strani in za zagotavljanje statistike lastnikom računov za njihove rezervacijske strani; ni vezano na pasico s piškotki. Zahteve iskalnih pajkov, našega lastnega osebja in naslovov IP, ki smo jih izključili, se ne beležijo.

Trženjska spletna stran dodatno uporablja Google Analytics (Google LLC), ki se naloži samo, če v pasici s piškotki sprejmete analitiko. Če zavrnete, se Google Analytics sploh ne naloži. Google svojo obdelavo podatkov opisuje na https://policies.google.com/privacy

8. Statistika obiskovalcev za lastnike računov

Lastniki računov vidijo statistiko za svoje javne rezervacijske strani, ki temelji na analitiki, opisani v 7. razdelku: število ogledov po straneh, vir prometa, vrsto naprave in jezik ter seznam obiskovalcev, ki stojijo za temi ogledi.

Obiskovalec, ki je že na seznamu strank tega računa, je prikazan z imenom in e-poštnim naslovom. Ker se brskalnik prepozna po dolgotrajnem piškotku, se lahko ogledi strani, opravljeni pred obiskovalčevo prijavo ali rezervacijo, naknadno pripišejo njemu, ko je ta brskalnik prepoznan. Vsi drugi ostanejo anonimni in so opisani zgolj z vrsto naprave, virom prometa in jezikom.

Lastniki računov nikoli ne vidijo naslovov IP ali uporabniških agentov brskalnika. Ogledi strani lastnih upravljavcev računa in iskalnih pajkov so izključeni. Če ne želite biti prepoznani na ta način, lahko v brskalniku izbrišete ali blokirate piškotke ali prosite lastnika računa, naj izbriše vaš zapis stranke.

9. Umetna inteligenca (AI)

Aplikacija ponuja funkcije AI: pomočnika „Ask AI“ za upravljavce računov, ustvarjanje besedil sporočil za rezervacije in AI Insights – predloge za lastnika računa na podlagi njegovih lastnih podatkov.

Kateri ponudnik obdeluje te podatke, je odvisno od nastavitev AI v računu. Privzeto račun uporablja Micali AI, ki deluje na našem lastnem računu pri OpenAI (OpenAI, L.L.C., ZDA). Namesto tega lahko račun poveže svoj lastni API-ključ za OpenAI ali za Google Gemini (Google LLC), pri čemer zahteve potujejo k temu ponudniku po lastnem dogovoru računa z njim.

Kaj pošljemo: za pomočnika Ask AI vprašanje upravljavca skupaj s posnetkom lastnih podatkov računa, sestavljenim za ta pogovor – nastavitve, člane ekipe, dogodke in datume, storitve, članstva ter do 150 obiskovalčevih kontaktov računa, vključno z imeni, e-poštnimi naslovi in telefonskimi številkami. Za ustvarjanje sporočil poziv upravljavca in podatke o rezervaciji, na katero se sporočilo nanaša. Za AI Insights agregirane podatke o računu (število rezervacij in prisotnosti, stopnjo zasedenosti, statistiko dostave sporočil) skupaj z imeni dogodkov in storitev – brez kontaktov obiskovalcev.

Podatki se pošljejo samo, kadar nekdo dejansko uporabi funkcijo AI. AI Insights je za račun privzeto izklopljen, razen če je omogočen, njegove osnutke pa pred objavo lastniku računa pregleda naše osebje. Vsebine teh zahtevkov ne uporabljamo za učenje nobenega modela. Kaj ponudnik AI naredi s podatki, poslanimi njegovemu API-ju, urejajo njegovi lastni pogoji, na katere nimamo vpliva: https://openai.com/policies/ in https://policies.google.com/privacy

10. Googlovi uporabniški podatki in Limited Use

Micali.online uporablja Google API-je samo takrat, ko lastnik računa poveže svoj lastni račun Gmail, da se sporočila o rezervacijah pošiljajo z njegovega lastnega naslova. Povezava se vzpostavi prek Googlovega standardnega zaslona za soglasje OAuth in zahteva samo dovoljenje za pošiljanje e-pošte (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send) skupaj z e-poštnim naslovom povezanega računa. Micali.online ne more brati, iskati, prenašati ali shranjevati vsebine vašega poštnega predala – lahko pošilja samo sporočila o rezervacijah, ki jih sprožite vi ali samodejni opomniki vašega računa. Nastali dostopni in osvežitveni žetoni se shranjujejo šifrirano in se uporabljajo izključno za dostavo teh sporočil. Gmail lahko kadar koli odklopite v aplikaciji ali prekličete dostop na https://myaccount.google.com/permissions.

Micali pri uporabi in prenosu podatkov, prejetih prek Google API-jev, v katero koli drugo aplikacijo upošteva politiko Google API Services User Data Policy (politika o uporabniških podatkih za storitve Google API), vključno z zahtevami Limited Use (omejena uporaba). Ta politika je na voljo na https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Uporabniški podatki Google Workspace se ne uporabljajo, ne prenašajo in ne prodajajo za ustvarjanje, učenje ali izboljševanje splošnih ali temeljnih modelov umetne inteligence ali strojnega učenja.

Micali vsebine e-pošte ali drugih uporabniških podatkov Google Workspace ne posreduje modelom AI/ML. Vsebina, ki jo ustvari umetna inteligenca, nastane neodvisno in se prek Gmaila pošlje šele potem, ko jo uporabnik sproži ali odobri.

11. Vaše pravice

V skladu z veljavno zakonodajo (vključno z GDPR EU) imate pravico do dostopa do osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas, do zahteve za njihov popravek ali izbris, do ugovora ali omejitve določene obdelave ter do prejema svojih podatkov v prenosljivi obliki. Prav tako imate pravico, da prekličete kakršno koli privolitev, ki ste jo dali (na primer s spremembo izbire v pasici s piškotki), in da vložite pritožbo pri svojem organu za varstvo osebnih podatkov – na Slovaškem je to Urad za varstvo osebnih podatkov Slovaške republike.

Če ste obiskovalec, ki je rezerviral prek računa, je lastnik računa primarna kontaktna oseba za vaše podatke – on odloča, kaj zbira in kako dolgo to hrani znotraj svojega računa. Lahko ga prosite, naj posodobi ali izbriše vaše rezervacije in odgovore na obrazce. Za zahtevke na ravni platforme nam pišite na support@micali.online.

12. Varnost

Trenutno veljavni ukrepi: spletne strani, aplikacija in API so na voljo prek HTTPS; upravljavci se prijavljajo s kodo, poslano po e-pošti, izbirna prijavna PIN-koda pa se shranjuje izključno kot razpršena vrednost bcrypt, deluje samo na napravi, predhodno preverjeni s kodo po e-pošti, in se prekliče po treh napačnih poskusih; žetoni zaupanja vrednih naprav se shranjujejo izključno kot razpršena vrednost SHA-256; dostopni žetoni potečejo in jih je mogoče preklicati; API ima omejeno število zahtevkov in beleži naslov IP ter napravo vsake prijave; skrivnosti konektorjev – gesla SMTP, API-ključi SendGrid in Twilio, žetoni OAuth za Gmail, poverilnice za webhooke – so v mirovanju šifrirane z avtenticirano šifrirno metodo (libsodium); vsaka zahteva API je omejena na en sam račun, tako da lahko račun dostopa samo do svojih podatkov; dostop osebja platforme pa je ločen od dostopa do računov.

Noben sistem ne more zagotoviti popolne varnosti. Če bi prišlo do kršitve, ki bi vplivala na osebne podatke, jo bomo obravnavali in o njej obvestili prizadete, kot to zahteva zakon.

Vaš izvoz podatkov in naša infrastruktura sta dve različni stvari. Ne ponujamo obnovitve posameznega računa – ni funkcije, ki bi račun povrnila v prejšnje stanje – zato priporočamo, da lastniki računov redno izvažajo, kar jim je pomembno (aplikacija omogoča izvoz rezervacij za dogodke in storitve v obliki CSV), in to kopijo hranijo sami.

13. Spremembe in stik

To Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Trenutno veljavna različica je vedno objavljena na tej strani skupaj z datumom začetka veljavnosti, bistvene spremembe pa bomo vnaprej najavili po e-pošti ali v aplikaciji. Če imate vprašanja o tej politiki ali želite uveljaviti svoje pravice, nam pišite na support@micali.online – REALWEB, s.r.o., Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Slovaška republika.