Tietosuojaseloste

1. Keitä me olemme

Micali.online on verkkopohjainen varausjärjestelmä, jota ylläpitää REALWEB, s.r.o., jonka rekisteröity toimipaikka on Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Slovakian tasavalta, Yritystunnus (IČO) 43899102, Verotunnus (DIČ) 2022506332, ALV-tunnus SK2022506332 (rekisteröity Slovakian arvonlisäverolain 7a §:n mukaisesti). Tässä selosteessa ”me”, ”meidän” ja ”palvelu” tarkoittavat tätä Micali.onlinea ylläpitävää yhtiötä. Meidät tavoittaa osoitteesta support@micali.online.

Tilien omistajat ovat yritykset, järjestäjät ja yksityishenkilöt, jotka perustavat tilin ottaakseen vastaan varauksia. Vierailijat ovat henkilöitä, jotka varaavat ajan tilin omistajan varaussivun kautta.

Tilin sisällä luoduille tiedoille – asiakaslistat, varaukset, lomakevastaukset, viestit – tilin omistaja toimii rekisterinpitäjänä ja me toimimme hänen käsittelijänään. Tiedoille, joita tarvitsemme itse alustan ylläpitämiseen – tilit, kirjautumiset, turvallisuuslokit ja oma käyttöanalytiikkamme – me olemme rekisterinpitäjä.

2. Mitä tietoja keräämme

Tilitiedot: kun luot tilin, keräämme sähköpostiosoitteesi, tilin nimen, kielen, aikavyöhykkeen ja kaikki määrittämäsi asetukset (palvelut, tapahtumat, aukioloajat, viestipohjat, yhdistinasetukset ja niin edelleen). Ylläpitäjät kirjautuvat sisään sähköpostitse lähetetyllä koodilla. Ylläpitäjä voi myös asettaa valinnaisen 4-numeroisen PIN-koodin nopeampaa kirjautumista varten; se toimii vain laitteella, joka on jo vahvistettu sähköpostitse lähetetyllä koodilla, ja PIN-koodi tallennetaan ainoastaan bcrypt-tiivisteenä.

Vierailijatiedot: kun vierailija varaa ajan, tilin omistajan lomake määrittää, mitä kerätään. Tyypillisesti tämä on vierailijan nimi, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero, valittu palvelu tai tapahtuma sekä varauslomakkeeseen täytetyt vastaukset. Myös vierailijan varaukset, maksun tila, läsnäolo ja jäsenyydet tallennetaan.

Viestintätiedot: jokainen järjestelmän lähettämä sähköposti ja tekstiviesti kirjataan vastaanottajan, ajan ja toimitustilan kanssa, jotta tilin omistaja näkee, mitä on toimitettu, ja jotta voimme selvittää toimitusongelmia. Lähtevissä sähköposteissa on pieni seurantapikseli, joka tallentaa, avattiinko viesti.

Kirjautumis- ja turvallisuustiedot: jokaisesta kirjautumisesta tallennamme IP-osoitteen, selaimen tunnisteen (user agent), laitetyypin ja kyseisen istunnon viimeisimmän toiminnan ajankohdan, jotta voimme suojata tilejä ja havaita väärinkäytöksiä.

Käyttö- ja analytiikkatiedot: jokaisesta sivulatauksesta verkkosivuillamme ja varaussivuillamme oma analytiikkamme tallentaa sivun osoitteen ja otsikon, viittaavan sivun, IP-osoitteen, selaimen tunnisteen, laitetyypin, kielen, liikenteen lähteen ja sen, kuinka kauan sivu pysyi auki – sidottuna kaksi vuotta voimassa olevaan ”micali_track_id”-evästeeseen. Kohdassa 7 tämä on kuvattu yksityiskohtaisesti.

Tekoälyavustimen tiedot: jos käytät sovelluksen Ask AI -avustinta, kysymyksesi ja sen vastaukset tallennetaan, jotta keskustelu säilyttää asiayhteytensä, ja yli 7 päivää vanhat viestit poistetaan seuraavalla kerralla, kun avaat tai käytät avustinta. Kohdassa 9 selitetään, mitä lähetetään tekoälyn tarjoajalle.

3. Kuinka käytämme tietojasi

Käytämme henkilötietoja varauspalvelun ylläpitämiseen: käyttäjien todentamiseen, varausten luomiseen ja hallintaan, vahvistusten, muistutusten ja peruutusilmoitusten lähettämiseen, jotta tilien omistajat voivat hallita asiakkaitaan, tapahtumiaan ja tilastojaan, järjestelmän luotettavuuden ja turvallisuuden ylläpitämiseen, väärinkäytösten havaitsemiseen ja estämiseen sekä tukipyyntöihin vastaamiseen. Emme myy tai vaihda henkilötietoja emmekä käytä niitä mainontaan.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Sinun tai tilin omistajan pyytämän palvelun suorittaminen – varauksen luominen, sen vahvistuksen toimittaminen, tilin ylläpitäminen.

Oikeutettu etumme pitää alusta toimivana, turvallisena ja vapaana väärinkäytöksistä sekä ymmärtää, miten sivujamme käytetään: tämä kattaa oman analytiikkamme, tilien omistajille tarjoamamme vierailijatilastot sekä kirjautumis-, turvallisuus- ja toimituslokit.

Suostumuksesi, silloin kun se on sovellettava peruste – esimerkiksi markkinointisivuston Google Analytics -evästeet, jotka ladataan vain, jos hyväksyt ne.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, silloin kun ne koskevat meitä.

5. Kuinka kauan säilytämme tietoja ja miten ne poistetaan

Tilitietoja – sekä tilin sisällä olevia varauksia, asiakkaita, lomakevastauksia ja viestilokeja – säilytetään niin kauan kuin tili on olemassa. Emme poista tilejä käyttämättömyyden vuoksi.

Kun tili poistetaan, poisto on pysyvä. Tili, sen käyttäjät, tapahtumat, palvelut, varaukset, asiakaslinkit, lomakevastaukset, viestipohjat, ladatut tiedostot, yhdistinasetukset sekä siitä lähetettyjen sähköpostien ja tekstiviestien lokit poistetaan tietokannasta eikä niitä voida palauttaa. Pääkäyttäjä voi pyytää poistoa sovelluksessa; se astuu voimaan 7 päivän kuluttua ja voidaan perua kyseisen ajan kuluessa (katso käyttöehdot). Demotilit poistetaan automaattisesti 7 päivän kuluttua niiden luonnista.

Tilien omistajat voivat poistaa yksittäisiä tietueita – asiakkaita, varauksia, lomakevastauksia, viestejä – milloin tahansa sovelluksen sisältä.

Vierailijan tunnistetietuetta, eli sähköpostiosoitetta, jolla hän kirjautuu sisään, ei poisteta yhden tilin mukana, koska samalla henkilöllä voi olla varauksia myös muiden alustalla olevien tilien omistajien kanssa. Kirjoita osoitteeseen support@micali.online, jos haluat kyseisen tietueen poistettavaksi.

Ask AI -keskusteluilla on 7 päivän aikaikkuna: sitä vanhemmat viestit poistetaan seuraavalla kerralla, kun kyseinen ylläpitäjä avaa tai käyttää avustinta. Kirjautumis-, turvallisuus- ja käyttöanalytiikkatietueita säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun ylläpitämiseen ja suojaamiseen sekä kohdassa 8 kuvattujen vierailijatilastojen tuottamiseen; emme tällä hetkellä sovella niihin kiinteää poistoaikaa.

6. Ketkä muut käsittelevät tietoja

Emme myy henkilötietoja. Niitä jaetaan vain palveluntarjoajille, jotka ovat teknisesti välttämättömiä palvelun toteuttamiseksi:

Hosting ja infrastruktuuri – sovellus, tietokanta ja ladatut tiedostot on isännöity Websupport, s.r.o. -yhtiön (Slovakia) palvelimilla, infrastruktuurilla, joka sijaitsee Euroopan unionissa.

Sähköposti- ja tekstiviestitoimitus – kun tili yhdistää oman SendGrid-, Twilio-, SMTP- tai Gmail-tilinsä, kunkin viestin sisältö ja vastaanottajan osoite välitetään kyseiselle palveluntarjoajalle toimitettavaksi sen omien ehtojen mukaisesti. Tilien omistajat valitsevat ja määrittävät nämä palveluntarjoajat itse. Alustan itse lähettämät viestit (kirjautumiskoodit, ilmoitukset) kulkevat oman SMTP-palveluntarjoajamme kautta.

Tekoälyn tarjoajat – katso kohta 9.

Analytiikka – Google Analytics (Google LLC) markkinointisivustolla, vain suostumuksellasi; katso kohta 7.

Voimme myös luovuttaa tietoja, kun laki sitä vaatii, tai suojataksemme palvelun, sen käyttäjien tai yleisön oikeuksia, turvallisuutta tai omaisuutta.

7. Evästeet ja analytiikka

Sovellus käyttää vain evästeitä ja paikallista tallennustilaa, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä, jotta pysyt kirjautuneena sisään ja jotta perusasetukset, kuten kieli, muistetaan.

Ylläpidämme myös omaa ensiosapuolen analytiikkaamme markkinointisivustolla, blogissa, sovelluksessa ja varaussivuilla. Kaksi vuotta voimassa oleva ”micali_track_id”-eväste tunnistaa selaimen, ja jokainen sivulataus tallennetaan osoitteineen ja otsikkoineen, viittaavan sivun, IP-osoitteen, selaimen tunnisteen, laitetyypin, kielen, liikenteen lähteen ja sen kanssa, kuinka kauan sivu pysyi auki. Tämä perustuu oikeutettuun etuumme ymmärtää, miten sivujamme käytetään, ja tarjota tilien omistajille tilastoja heidän omista varaussivuistaan; se ei ole sidottu evästebanneriin. Hakukoneiden botteja, omaa henkilöstöämme ja niitä IP-osoitteita, jotka olemme sulkeneet pois, ei tallenneta.

Markkinointisivusto käyttää lisäksi Google Analyticsia (Google LLC), joka ladataan vain, jos hyväksyt analytiikan evästebannerista. Jos kieltäydyt, Google Analyticsia ei ladata lainkaan. Google kuvaa oman käsittelynsä osoitteessa https://policies.google.com/privacy

8. Vierailijatilastot tilien omistajille

Tilien omistajat näkevät tilastoja omista julkisista varaussivuistaan, jotka perustuvat kohdassa 7 kuvattuun analytiikkaan: sivukohtaiset katselukerrat, liikenteen lähde, laitetyyppi ja kieli sekä luettelo näiden katselukertojen takana olevista vierailijoista.

Vierailija, joka on jo kyseisen tilin asiakaslistalla, näytetään nimellä ja sähköpostiosoitteella. Koska selain tunnistetaan sen pitkäikäisestä evästeestä, ennen vierailijan kirjautumista tai varaamista tehdyt sivulataukset voidaan jälkikäteen yhdistää häneen, kun selain on tunnistettu. Kaikki muut pysyvät anonyymeinä ja heidät kuvataan vain laitetyypin, liikenteen lähteen ja kielen perusteella.

Tilien omistajat eivät koskaan näe IP-osoitteita tai selainten tunnisteita. Tilin omien ylläpitäjien ja hakukoneiden bottien sivulataukset on jätetty pois. Jos et halua tulla tunnistetuksi tällä tavalla, voit tyhjentää tai estää evästeet selaimessasi tai pyytää tilin omistajaa poistamaan asiakastietueesi.

9. Tekoäly (AI)

Sovellus tarjoaa tekoälyominaisuuksia: ”Ask AI” -avustimen tilin ylläpitäjille, varausviestien tekstien luomisen sekä AI Insights -toiminnon – tilin omistajan omiin lukuihin perustuvia ehdotuksia.

Se, mikä palveluntarjoaja käsittelee näitä tietoja, riippuu tilin tekoälyasetuksista. Oletuksena tili käyttää Micali AI:ta, joka toimii omalla OpenAI-tilillämme (OpenAI, L.L.C., Yhdysvallat). Tili voi sen sijaan yhdistää oman API-avaimensa OpenAI:lle tai Google Geminille (Google LLC), jolloin pyynnöt menevät kyseiselle palveluntarjoajalle tilin oman, sen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Mitä lähetetään: Ask AI -avustimelle ylläpitäjän kysymys yhdessä kyseistä keskustelua varten koostetun tilin omien tietojen otoksen kanssa – asetukset, tiimin jäsenet, tapahtumat ja päivämäärät, palvelut, jäsenyydet sekä enintään 150 tilin vierailijayhteystietoa, mukaan lukien nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Viestien luontia varten ylläpitäjän kehote ja viestin koskema varaustieto. AI Insights -toimintoa varten koostetut luvut tilistä (varausten ja läsnäolojen määrät, täyttöasteet, viestien toimitustilastot) yhdessä tapahtumien ja palveluiden nimien kanssa – ei vierailijoiden yhteystietoja.

Tietoja lähetetään vain, kun joku todella käyttää tekoälyominaisuutta. AI Insights on pois käytöstä tilillä, ellei sitä ole erikseen otettu käyttöön, ja sen luonnokset tarkastaa henkilöstömme ennen kuin ne julkaistaan tilin omistajalle. Emme käytä näiden pyyntöjen sisältöä minkään mallin kouluttamiseen. Se, mitä tekoälyn tarjoaja tekee sen rajapintaan lähetetyillä tiedoilla, määräytyy kyseisen tarjoajan omien ehtojen mukaan, joita emme hallitse: https://openai.com/policies/ ja https://policies.google.com/privacy

10. Googlen käyttäjätiedot ja Limited Use (rajoitettu käyttö)

Micali.online käyttää Google API -rajapintoja vain silloin, kun tilin omistaja yhdistää oman Gmail-tilinsä, jotta varausviestit lähetetään hänen omasta osoitteestaan. Yhdistäminen tehdään Googlen tavallisen OAuth-suostumusnäytön kautta, ja se pyytää ainoastaan oikeuden sähköpostin lähettämiseen (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send) yhdessä yhdistetyn tilin sähköpostiosoitteen kanssa. Micali.online ei voi lukea, hakea, ladata tai tallentaa postilaatikkosi sisältöä – se voi vain lähettää varausviestejä, jotka sinä tai tilisi automaattiset muistutukset käynnistävät. Näin syntyvät käyttöoikeus- ja päivitystunnukset tallennetaan salattuina, ja niitä käytetään ainoastaan näiden viestien toimittamiseen. Voit irrottaa Gmailin milloin tahansa sovelluksessa tai peruuttaa käyttöoikeuden osoitteessa https://myaccount.google.com/permissions.

Kun Micali käyttää Google API -rajapinnoista saatuja tietoja tai siirtää niitä mihin tahansa muuhun sovellukseen, se noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä (Googlen API-palveluiden käyttäjätietokäytäntö), mukaan lukien Limited Use -vaatimuksia (rajoitetun käytön vaatimukset). Kyseinen käytäntö on saatavilla osoitteessa https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Google Workspacen käyttäjätietoja ei käytetä, siirretä tai myydä yleiskäyttöisten tai perustavanlaatuisten tekoäly- tai koneoppimismallien luomiseen, kouluttamiseen tai parantamiseen.

Micali ei toimita sähköpostien sisältöä tai muita Google Workspacen käyttäjätietoja AI/ML-malleille. Tekoälyn tuottama sisältö luodaan itsenäisesti, ja se lähetetään Gmailin kautta vasta sen jälkeen, kun käyttäjä on käynnistänyt tai hyväksynyt sen.

11. Oikeutesi

Sovellettavan lain (mukaan lukien EU:n GDPR) mukaan sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita meillä on sinusta, pyytää niiden oikaisemista tai poistamista, vastustaa tai rajoittaa tiettyä käsittelyä sekä saada tietosi siirrettävässä muodossa. Sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus (esimerkiksi muuttamalla evästebannerin valintaa) sekä tehdä valitus tietosuojaviranomaisellesi – Slovakiassa Slovakian tasavallan tietosuojavaltuutetun toimistolle (Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic).

Jos olet vierailija, joka varasi ajan tilin kautta, tilin omistaja on ensisijainen yhteyshenkilö tietojesi osalta – hän päättää, mitä kerää ja kuinka kauan säilyttää tietoja tilinsä sisällä. Voit pyytää häntä päivittämään tai poistamaan varauksesi ja lomakevastauksesi. Alustaa koskevissa pyynnöissä kirjoita meille osoitteeseen support@micali.online.

12. Turvallisuus

Tällä hetkellä käytössä olevat toimenpiteet: verkkosivut, sovellus ja API tarjotaan HTTPS:n kautta; ylläpitäjät kirjautuvat sisään sähköpostitse lähetetyllä koodilla, ja valinnainen kirjautumis-PIN tallennetaan ainoastaan bcrypt-tiivisteenä, toimii vain aiemmin sähköpostikoodilla vahvistetulla laitteella ja mitätöityy kolmen väärän yrityksen jälkeen; luotetun laitteen tunnisteet tallennetaan ainoastaan SHA-256-tiivisteenä; käyttöoikeustunnukset vanhenevat ja voidaan mitätöidä; API on nopeusrajoitettu ja tallentaa jokaisen kirjautumisen IP-osoitteen ja laitteen; yhdistimien salaisuudet – SMTP-salasanat, SendGridin ja Twilion API-avaimet, Gmailin OAuth-tunnukset, webhook-tunnistetiedot – salataan levossa todennetulla salauksella (libsodium); jokainen API-pyyntö on rajattu yhteen tiliin, joten tili pääsee käsiksi vain omiin tietoihinsa; ja alustan henkilöstön pääsy on erillään tilien pääsystä.

Mikään järjestelmä ei voi luvata täydellistä turvallisuutta. Mikäli henkilötietoihin vaikuttava tietoturvaloukkaus tapahtuu, käsittelemme sen ja ilmoitamme asianosaisille lain edellyttämällä tavalla.

Vientisi ja meidän infrastruktuurimme ovat kaksi eri asiaa. Emme tarjoa tilikohtaista palautusta – ei ole ominaisuutta, joka palauttaisi yhden tilin aiempaan tilaan – joten suosittelemme, että tilien omistajat vievät säännöllisesti ulos itselleen tärkeät tiedot (sovellus vie tapahtumien ja palveluiden varaukset CSV-muotoon) ja säilyttävät kyseisen kopion itse.

13. Muutokset ja yhteystiedot

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Voimassa oleva versio julkaistaan aina tällä sivulla yhdessä voimaantulopäivänsä kanssa, ja merkittävistä muutoksista ilmoitetaan etukäteen sähköpostitse tai sovelluksessa. Jos sinulla on kysyttävää tästä selosteesta tai haluat käyttää oikeuksiasi, kirjoita meille osoitteeseen support@micali.online – REALWEB, s.r.o., Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Slovakian tasavalta.