Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

Micali.online è un sistema di prenotazione online gestito da REALWEB, s.r.o., con sede legale in Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Repubblica Slovacca, Codice identificativo aziendale (IČO) 43899102, Codice fiscale (DIČ) 2022506332, Partita IVA SK2022506332 (registrata ai sensi dell'art. 7a della legge slovacca sull'IVA). In questa informativa, «noi», «ci» e «il servizio» indicano questa società che gestisce Micali.online. Puoi contattarci all'indirizzo support@micali.online.

I titolari di account sono le aziende, gli organizzatori e le persone che creano un account per accettare prenotazioni. I visitatori sono le persone che prenotano uno slot tramite la pagina di prenotazione di un titolare di account.

Per i dati creati all'interno di un account – elenchi clienti, prenotazioni, risposte ai moduli, messaggi – il titolare dell'account è il titolare del trattamento e noi agiamo come suo responsabile del trattamento. Per i dati di cui abbiamo bisogno per gestire la piattaforma stessa – account, accessi, log di sicurezza e le nostre analisi di utilizzo – siamo noi il titolare del trattamento.

2. Quali dati raccogliamo

Dati dell'account: quando crei un account raccogliamo il tuo indirizzo email, il nome dell'account, la lingua, il fuso orario e ogni impostazione che configuri (servizi, eventi, orari di apertura, modelli di messaggi, configurazione dei connettori e così via). I gestori accedono con un codice inviato via email. Un gestore può anche impostare un PIN opzionale di 4 cifre per un accesso più rapido, che funziona solo su un dispositivo già verificato tramite un codice inviato via email; quel PIN viene memorizzato solo come hash bcrypt.

Dati dei visitatori: quando un visitatore prenota uno slot, il modulo del titolare dell'account determina cosa viene raccolto. In genere si tratta del nome del visitatore, dell'indirizzo email e/o del numero di telefono, del servizio o evento scelto e delle risposte inserite nel modulo di prenotazione. Vengono inoltre memorizzati le prenotazioni del visitatore, lo stato del pagamento, la presenza e i piani prepagati.

Dati di comunicazione: ogni email e SMS inviato dal sistema viene registrato con destinatario, orario e stato di consegna, in modo che il titolare dell'account possa vedere cosa è stato consegnato e che noi possiamo diagnosticare eventuali problemi di consegna. Le email in uscita contengono un piccolo pixel di tracciamento che registra se il messaggio è stato aperto.

Dati di accesso e sicurezza: per ogni accesso memorizziamo l'indirizzo IP, lo user agent del browser, il tipo di dispositivo e l'orario dell'ultima attività in quella sessione, al fine di proteggere gli account e rilevare eventuali abusi.

Dati di utilizzo e analisi: per ogni visualizzazione di pagina sui nostri siti web e sulle pagine di prenotazione, il nostro sistema di analisi registra l'indirizzo e il titolo della pagina, la pagina di provenienza, l'indirizzo IP, lo user agent del browser, il tipo di dispositivo, la lingua, la fonte di traffico e per quanto tempo la pagina è rimasta aperta, collegati a un cookie «micali_track_id» valido due anni. La sezione 7 lo descrive in dettaglio.

Dati dell'assistente AI: se utilizzi l'assistente Ask AI nell'applicazione, le tue domande e le sue risposte vengono memorizzate affinché la conversazione mantenga il proprio contesto, e i messaggi più vecchi di 7 giorni vengono rimossi la volta successiva che apri o utilizzi l'assistente. La sezione 9 spiega cosa viene inviato al fornitore di AI.

3. Come utilizziamo i tuoi dati

Utilizziamo i dati personali per gestire il servizio di prenotazione: per autenticare gli utenti, creare e gestire le prenotazioni, inviare conferme, promemoria e avvisi di cancellazione, consentire ai titolari di account di gestire i propri clienti, eventi e statistiche, mantenere il sistema affidabile e sicuro, rilevare e prevenire abusi, e rispondere alle richieste di assistenza. Non vendiamo né scambiamo i dati personali e non li utilizziamo per pubblicità.

4. Base giuridica del trattamento

L'esecuzione del servizio che tu o il titolare dell'account avete richiesto – la creazione di una prenotazione, l'invio della relativa conferma, la gestione dell'account.

Il nostro legittimo interesse a mantenere la piattaforma funzionante, sicura e priva di abusi, e a comprendere come vengono utilizzate le nostre pagine: questo copre le nostre analisi, le statistiche sui visitatori che forniamo ai titolari di account, e i log di accesso, sicurezza e consegna.

Il tuo consenso, quando è il consenso a essere rilevante – ad esempio i cookie di Google Analytics sul sito web di marketing, che vengono caricati solo se li accetti.

L'adempimento di obblighi di legge, quando ci si applicano.

5. Per quanto tempo conserviamo i dati e come vengono eliminati

I dati dell'account – e le prenotazioni, i clienti, le risposte ai moduli e i log dei messaggi al suo interno – vengono conservati finché l'account esiste. Non eliminiamo gli account per inattività.

Quando un account viene eliminato, l'eliminazione è definitiva. L'account, i suoi utenti, eventi, servizi, prenotazioni, collegamenti ai clienti, risposte ai moduli, modelli di messaggi, file caricati, impostazioni dei connettori e i log delle email e degli SMS inviati da esso vengono rimossi dal database e non possono essere recuperati. Un amministratore root può richiedere l'eliminazione nell'applicazione; ha effetto dopo 7 giorni e può essere annullata durante quel periodo (vedi i Termini di servizio). Gli account demo vengono eliminati automaticamente 7 giorni dopo la loro creazione.

I titolari di account possono eliminare singoli record – clienti, prenotazioni, risposte ai moduli, messaggi – in qualsiasi momento dall'interno dell'applicazione.

Il record d'identità di un visitatore, ossia l'indirizzo email con cui accede, non viene rimosso insieme a un singolo account, perché la stessa persona potrebbe avere prenotazioni presso altri titolari di account sulla piattaforma. Scrivi a support@micali.online se desideri che tale record venga rimosso.

Le conversazioni Ask AI hanno una finestra di 7 giorni: i messaggi più vecchi vengono rimossi la volta successiva che quel gestore apre o utilizza l'assistente. I record di accesso, sicurezza e analisi di utilizzo vengono conservati finché sono necessari per gestire e proteggere il servizio e per produrre le statistiche sui visitatori descritte nella sezione 8; al momento non applichiamo loro un periodo di eliminazione fisso.

6. Chi altro tratta i dati

Non vendiamo i dati personali. Vengono condivisi solo con i fornitori tecnicamente necessari per gestire il servizio:

Hosting e infrastruttura – l'applicazione, il database e i file caricati sono ospitati presso Websupport, s.r.o. (Slovacchia), su infrastrutture situate nell'Unione Europea.

Consegna di email e SMS – quando un account collega il proprio account SendGrid, Twilio, SMTP o Gmail, il contenuto di ogni messaggio e l'indirizzo del destinatario vengono trasmessi a quel fornitore per la consegna, secondo i termini di tale fornitore. I titolari di account scelgono e configurano questi fornitori. I messaggi che la piattaforma stessa invia (codici di accesso, notifiche) passano attraverso il nostro fornitore SMTP.

Fornitori di AI – vedi la sezione 9.

Analisi – Google Analytics (Google LLC) sul sito web di marketing, solo con il tuo consenso; vedi la sezione 7.

Possiamo inoltre divulgare dati quando la legge lo richiede, o per proteggere i diritti, la sicurezza o la proprietà del servizio, dei suoi utenti o del pubblico.

7. Cookie e analisi

L'applicazione utilizza i cookie e l'archiviazione locale strettamente necessari per mantenerti connesso e per ricordare le preferenze di base come la lingua.

Gestiamo inoltre un nostro sistema di analisi proprietario (first-party) su tutto il sito web di marketing, il blog, l'applicazione e le pagine di prenotazione. Un cookie «micali_track_id» valido due anni identifica il browser, e ogni visualizzazione di pagina viene memorizzata con il suo indirizzo e titolo, la pagina di provenienza, l'indirizzo IP, lo user agent del browser, il tipo di dispositivo, la lingua, la fonte di traffico e per quanto tempo la pagina è rimasta aperta. Questo si basa sul nostro legittimo interesse a comprendere come vengono utilizzate le nostre pagine e a fornire ai titolari di account le statistiche per le proprie pagine di prenotazione; non è legato al banner dei cookie. Le richieste provenienti da crawler dei motori di ricerca, dal nostro staff e da indirizzi IP che abbiamo escluso non vengono registrate.

Il sito web di marketing utilizza inoltre Google Analytics (Google LLC), che viene caricato solo se accetti l'analisi nel banner dei cookie. Se rifiuti, Google Analytics non viene caricato affatto. Google descrive il proprio trattamento dei dati all'indirizzo https://policies.google.com/privacy

8. Statistiche sui visitatori per i titolari di account

I titolari di account vedono le statistiche delle proprie pagine di prenotazione pubbliche, costruite a partire dai dati di analisi descritti nella sezione 7: conteggio delle visualizzazioni per pagina, fonte di traffico, tipo di dispositivo e lingua, e l'elenco dei visitatori dietro tali visualizzazioni.

Un visitatore già presente nell'elenco clienti di quell'account viene mostrato con nome e indirizzo email. Poiché il browser viene riconosciuto tramite il suo cookie di lunga durata, le visualizzazioni di pagina effettuate prima che il visitatore accedesse o prenotasse possono essergli attribuite in seguito, una volta identificato quel browser. Chiunque altro resta anonimo ed è descritto solo tramite tipo di dispositivo, fonte di traffico e lingua.

I titolari di account non vedono mai gli indirizzi IP o gli user agent dei browser. Le visualizzazioni di pagina dei gestori dell'account stesso e dei crawler dei motori di ricerca sono escluse. Se preferisci non essere riconosciuto in questo modo, puoi cancellare o bloccare i cookie nel tuo browser, oppure chiedere al titolare dell'account di eliminare il tuo record cliente.

9. Intelligenza artificiale (AI)

L'applicazione offre funzionalità di AI: un assistente «Ask AI» per i gestori dell'account, la generazione di testi per i messaggi di prenotazione, e AI Insights – suggerimenti per il titolare dell'account basati sui propri numeri.

Quale fornitore tratta questi dati dipende dalla configurazione AI dell'account. Per impostazione predefinita un account utilizza Micali AI, che funziona tramite il nostro account con OpenAI (OpenAI, L.L.C., Stati Uniti). Un account può invece collegare la propria chiave API per OpenAI o per Google Gemini (Google LLC), nel qual caso le richieste vengono inviate a quel fornitore secondo l'accordo diretto dell'account con esso.

Cosa viene inviato: per l'assistente Ask AI, la domanda del gestore insieme a un'istantanea dei dati dell'account stesso assemblata per quella conversazione – impostazioni, membri del team, eventi e date, servizi, piani prepagati, e fino a 150 contatti dei visitatori dell'account, inclusi nomi, indirizzi email e numeri di telefono. Per la generazione dei messaggi, il prompt del gestore e i dati della prenotazione a cui il messaggio si riferisce. Per AI Insights, dati aggregati sull'account (conteggi di prenotazioni e presenze, tassi di riempimento, statistiche di consegna dei messaggi) insieme ai nomi di eventi e servizi – nessun contatto dei visitatori.

I dati vengono inviati solo quando qualcuno utilizza effettivamente una funzionalità di AI. AI Insights è disattivato per un account a meno che non venga abilitato, e le sue bozze vengono verificate dal nostro staff prima di essere pubblicate al titolare dell'account. Non utilizziamo il contenuto di queste richieste per addestrare alcun modello. Ciò che un fornitore di AI fa con i dati inviati alla propria API è disciplinato dai termini di tale fornitore, che non controlliamo: https://openai.com/policies/ e https://policies.google.com/privacy

10. Dati utente di Google e Limited Use

Micali.online utilizza le API di Google solo quando un titolare di account collega il proprio account Gmail in modo che i messaggi di prenotazione vengano inviati dal proprio indirizzo. La connessione avviene tramite la schermata di consenso OAuth standard di Google e richiede solo il permesso di inviare email (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send) insieme all'indirizzo email dell'account collegato. Micali.online non può leggere, cercare, scaricare o memorizzare il contenuto della tua casella di posta – può solo inviare i messaggi di prenotazione che tu o i promemoria automatici del tuo account attivano. I token di accesso e di aggiornamento risultanti vengono memorizzati in forma crittografata e sono utilizzati esclusivamente per consegnare tali messaggi. Puoi disconnettere Gmail in qualsiasi momento nell'applicazione, oppure revocare l'accesso su https://myaccount.google.com/permissions.

L'uso e il trasferimento da parte di Micali delle informazioni ricevute dalle API di Google verso qualsiasi altra app rispetteranno la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use (uso limitato). Tale informativa è disponibile all'indirizzo https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

I dati utente di Google Workspace non vengono utilizzati, trasferiti o venduti per creare, addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico generalizzati o di base.

Micali non fornisce il contenuto delle email o altri dati utente di Google Workspace a modelli AI/ML. I contenuti generati dall'AI vengono creati in modo indipendente e vengono inviati tramite Gmail solo dopo essere stati avviati o approvati dall'utente.

11. I tuoi diritti

Fatta salva la legge applicabile (incluso il GDPR dell'UE), hai il diritto di accedere ai dati personali che deteniamo su di te, di chiederne la correzione o l'eliminazione, di opporti o limitare determinati trattamenti e di ricevere i tuoi dati in un formato portabile. Hai inoltre il diritto di revocare qualsiasi consenso tu abbia dato (ad esempio modificando la tua scelta nel banner dei cookie), e di presentare un reclamo alla tua autorità di protezione dei dati – in Slovacchia, l'Ufficio per la protezione dei dati personali della Repubblica Slovacca.

Se sei un visitatore che ha prenotato tramite un account, il titolare dell'account è il punto di contatto principale per i tuoi dati – decide cosa raccoglie e per quanto tempo lo conserva all'interno del proprio account. Puoi chiedergli di aggiornare o eliminare le tue prenotazioni e le risposte ai moduli. Per richieste a livello di piattaforma, scrivici a support@micali.online.

12. Sicurezza

Le misure attualmente in vigore: i siti web, l'applicazione e l'API vengono serviti tramite HTTPS; i gestori accedono con un codice inviato via email, e il PIN di accesso opzionale viene memorizzato solo come hash bcrypt, funziona solo su un dispositivo precedentemente verificato tramite un codice inviato via email, e viene revocato dopo tre tentativi errati; i token dei dispositivi fidati vengono memorizzati solo come hash SHA-256; i token di accesso scadono e possono essere revocati; l'API è soggetta a limiti di frequenza (rate limiting) e registra l'indirizzo IP e il dispositivo di ogni accesso; i segreti dei connettori – password SMTP, chiavi API di SendGrid e Twilio, token OAuth di Gmail, credenziali dei webhook – sono cifrati a riposo con crittografia autenticata (libsodium); ogni richiesta API è delimitata a un singolo account, quindi un account può accedere solo ai propri dati; e l'accesso dello staff della piattaforma è separato dall'accesso all'account.

Nessun sistema può garantire una sicurezza assoluta. Nel caso in cui si verifichi una violazione che riguardi i dati personali, ce ne occuperemo e informeremo gli interessati come richiesto dalla legge.

La tua esportazione e la nostra infrastruttura sono due cose diverse. Non offriamo un ripristino per singolo account – non esiste una funzionalità che riporti un account a uno stato precedente – quindi consigliamo ai titolari di account di esportare regolarmente ciò che conta per loro (l'applicazione esporta in CSV le prenotazioni di eventi e servizi) e di conservarne una copia personale.

13. Modifiche e contatti

Possiamo aggiornare questa Informativa sulla privacy di tanto in tanto. La versione attuale è sempre pubblicata su questa pagina insieme alla sua data di entrata in vigore, e le modifiche sostanziali saranno annunciate in anticipo via email o nell'applicazione. Se hai domande su questa informativa o vuoi esercitare i tuoi diritti, scrivici a support@micali.online – REALWEB, s.r.o., Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Repubblica Slovacca.