Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Micali.online este un sistem online de rezervări operat de REALWEB, s.r.o., cu sediul social la Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Republica Slovacă, Cod de înregistrare (IČO) 43899102, Cod fiscal (DIČ) 2022506332, Cod de TVA SK2022506332 (înregistrată conform §7a din Legea slovacă a TVA). În această politică, „noi”, „nouă” și „serviciul” se referă la această societate care operează Micali.online. Ne puteți contacta la support@micali.online.

Titularii de conturi sunt afacerile, organizatorii sau persoanele fizice care își configurează un cont pentru a accepta rezervări. Vizitatorii sunt persoanele care rezervă un interval prin pagina de rezervări a unui titular de cont.

Pentru datele create în interiorul unui cont – liste de clienți, rezervări, răspunsuri la formulare, mesaje – titularul contului este operatorul de date, iar noi acționăm ca persoană împuternicită a acestuia. Pentru datele de care avem nevoie pentru a rula platforma în sine – conturi, autentificări, jurnale de securitate și propria noastră analiză a utilizării – noi suntem operatorul.

2. Ce date colectăm

Date de cont: atunci când vă creați un cont, colectăm adresa dvs. de e-mail, numele contului, limba, fusul orar și toate setările pe care le configurați (servicii, evenimente, program de funcționare, șabloane de mesaje, configurarea conectorilor și așa mai departe). Managerii se autentifică printr-un cod trimis prin e-mail. Un manager poate seta și un PIN opțional din 4 cifre pentru autentificare mai rapidă, care funcționează numai pe un dispozitiv deja verificat printr-un cod trimis prin e-mail; acel PIN este stocat doar ca hash bcrypt.

Verificarea telefonului: când vă înregistrați sau decideți să păstrați un cont demo, vă cerem un număr de telefon mobil și vă trimitem un cod unic prin SMS. Stocăm numărul, momentul verificării și câte coduri i-au fost trimise, pentru a putea limita numărul de conturi create și a preveni abuzurile.

Date despre vizitatori: când un vizitator rezervă un interval, formularul titularului contului decide ce se colectează. De obicei acestea sunt numele vizitatorului, adresa de e-mail și/sau numărul de telefon, serviciul sau evenimentul ales și răspunsurile completate în formularul de rezervare. Sunt stocate, de asemenea, rezervările vizitatorului, statusul plății, prezența și abonamentele.

Date de comunicare: fiecare e-mail și SMS trimis de sistem este înregistrat împreună cu destinatarul, ora și statusul livrării, astfel încât titularul contului să poată vedea ce a fost livrat, iar noi să putem diagnostica problemele de livrare. E-mailurile trimise conțin un mic pixel de urmărire care înregistrează dacă mesajul a fost deschis.

Conturi Google conectate: dacă un manager conectează Gmail sau Google Calendar, stocăm adresa de e-mail a contului Google respectiv și token-uri de acces și de reîmprospătare criptate; pentru Google Calendar, de asemenea, calendarul ales, ID-urile evenimentelor din calendar create de Micali și linkurile lor Google Meet. Secțiunea 10 descrie acest lucru în detaliu.

Notificări push: dacă permiteți notificările în browser sau în aplicația instalată, stocăm adresa abonamentului emisă de serviciul push al browserului dvs., împreună cu cheile sale de criptare, și un jurnal al notificărilor trimise.

Date de autentificare și securitate: pentru fiecare autentificare stocăm adresa IP, identificarea browserului (user agent), tipul de dispozitiv și ora ultimei activități din sesiunea respectivă, pentru a securiza conturile și a detecta abuzurile.

Date de utilizare și analiză: pentru fiecare vizualizare de pagină pe site-urile noastre și pe paginile de rezervări, propria noastră analiză stochează adresa și titlul paginii, pagina de referință, adresa IP, identificarea browserului, tipul de dispozitiv, limba, sursa de trafic și cât timp a rămas pagina deschisă, asociate cu un cookie „micali_track_id” valabil doi ani. Secțiunea 7 descrie acest lucru în detaliu.

Date ale asistentului AI: dacă folosiți asistentul Ask AI din aplicație, întrebările dvs. și răspunsurile acestuia sunt stocate pentru ca respectiva conversație să își păstreze contextul, iar mesajele mai vechi de 7 zile sunt eliminate la următoarea deschidere sau utilizare a asistentului. Secțiunea 9 explică ce se trimite furnizorului de AI.

3. Cum folosim datele dvs.

Folosim datele cu caracter personal pentru a opera serviciul de rezervări: pentru a autentifica utilizatorii, pentru a crea și gestiona rezervări, pentru a trimite confirmări, mementouri și notificări de anulare, pentru a le permite titularilor de conturi să își gestioneze clienții, evenimentele și statisticile, pentru a menține sistemul fiabil și sigur, pentru a detecta și preveni abuzurile și pentru a răspunde solicitărilor de asistență. Nu vindem și nu comercializăm datele cu caracter personal și nu le folosim pentru publicitatea terților.

Putem trimite, de asemenea, titularilor de conturi și managerilor e-mailuri sau SMS-uri ocazionale despre noutăți și modificări în Micali.online. Fiecare astfel de e-mail conține un link de dezabonare. Înregistrăm dacă aceste e-mailuri au fost deschise și pe ce linkuri s-a făcut clic, iar adresa oricui se dezabonează este păstrată pe o listă de excludere, pentru a nu mai fi contactat. Vizitatorii paginilor de rezervări nu primesc niciodată aceste mesaje de la noi.

4. Temeiul juridic al prelucrării

Executarea serviciului pe care dvs. sau titularul contului l-ați solicitat – crearea unei rezervări, livrarea confirmării acesteia, administrarea contului.

Interesul nostru legitim de a menține platforma funcțională, sigură și lipsită de abuzuri, de a înțelege modul în care sunt utilizate paginile noastre și de a-i informa pe titularii de conturi despre propriul nostru serviciu: aceasta acoperă propria noastră analiză, statisticile de vizitatori pe care le oferim titularilor de conturi, verificarea telefonului la înregistrare, jurnalele de autentificare, securitate și livrare, precum și noutățile pe care le trimitem titularilor de conturi.

Consimțământul dvs., acolo unde acesta este temeiul aplicabil – de exemplu cookie-urile Google Analytics de pe site-ul de marketing, care se încarcă doar dacă le acceptați, conectarea propriului dvs. cont Google sau permiterea notificărilor push. Îl puteți retrage în orice moment.

Respectarea obligațiilor legale, acolo unde ni se aplică.

5. Cât timp păstrăm datele și cum sunt șterse

Datele contului – precum și rezervările, clienții, răspunsurile la formulare și jurnalele de mesaje din interiorul unui cont – sunt păstrate atâta timp cât contul există. Nu ștergem conturile pentru inactivitate.

Atunci când un cont este șters, ștergerea este definitivă. Contul, utilizatorii săi, evenimentele, serviciile, rezervările, legăturile către clienți, răspunsurile la formulare, șabloanele de mesaje, fișierele încărcate, setările conectorilor și jurnalele e-mailurilor și SMS-urilor trimise din el sunt eliminate din baza de date și nu mai pot fi recuperate. Un root-admin poate solicita ștergerea în aplicație; aceasta produce efecte după 7 zile și poate fi anulată în această perioadă (a se vedea Termenii și condițiile). Conturile demo sunt șterse automat la 7 zile de la creare.

Titularii de conturi pot șterge înregistrări individuale – clienți, rezervări, răspunsuri la formulare, mesaje – în orice moment, direct din aplicație.

Înregistrarea de identitate a unui vizitator, adică adresa de e-mail cu care se autentifică, nu este eliminată odată cu un singur cont, deoarece aceeași persoană poate avea rezervări și la alți titulari de conturi de pe platformă. Scrieți la support@micali.online dacă doriți ca această înregistrare să fie eliminată.

Atunci când un manager deconectează Google Calendar sau Gmail, ștergem token-urile stocate și revocăm accesul nostru la Google. Evenimentele din calendar create deja de Micali rămân în acel calendar până când le ștergeți. Un număr de telefon folosit pentru verificare rămâne înregistrat chiar și după ștergerea contului, pentru ca limitele per număr să nu poată fi ocolite; scrieți la support@micali.online dacă doriți ca acesta să fie eliminat.

Conversațiile Ask AI au o fereastră de 7 zile: mesajele mai vechi sunt eliminate la următoarea deschidere sau utilizare a asistentului de către managerul respectiv. Înregistrările de autentificare, securitate și analiză a utilizării sunt păstrate atâta timp cât sunt necesare pentru a opera și securiza serviciul și pentru a produce statisticile de vizitatori descrise în secțiunea 8; în prezent nu aplicăm o perioadă fixă de ștergere pentru acestea.

6. Cine altcineva prelucrează datele

Nu vindem date cu caracter personal. Acestea sunt partajate doar cu furnizorii necesari din punct de vedere tehnic pentru funcționarea serviciului:

Găzduire și infrastructură – aplicația, baza de date și fișierele încărcate sunt găzduite la Websupport, s.r.o. (Slovacia), pe infrastructură situată în Uniunea Europeană.

Livrare e-mail și SMS – atunci când un cont își conectează propriul cont SendGrid, Twilio, SMTP sau Gmail, conținutul fiecărui mesaj și adresa destinatarului sunt transmise furnizorului respectiv pentru livrare, în baza condițiilor proprii ale acelui furnizor. Titularii de conturi aleg și configurează acești furnizori. Mesajele trimise chiar de platformă (coduri de autentificare, notificări) trec prin propriul nostru furnizor SMTP. Codurile de verificare a telefonului și propriile noastre mesaje SMS sunt trimise prin Twilio (Twilio Inc., Statele Unite).

Google Calendar și Google Meet – atunci când un manager conectează Google Calendar și activează întâlnirile online pentru un eveniment sau un serviciu, data și ora, numele evenimentului sau al serviciului și, în cazul unei rezervări de serviciu, numele clientului sunt scrise în propriul calendar Google al managerului, iar Google (Google LLC) creează linkul Google Meet; a se vedea secțiunea 10.

Hărți și căutare de adrese – hărțile din setările contului, ale evenimentelor și ale serviciilor încarcă dale de hartă de la OpenStreetMap, iar butonul „Geocodare din adresă” trimite adresa introdusă de dvs. către serviciul Nominatim (OpenStreetMap Foundation). Ambele sunt solicitate direct de browserul dvs., deci văd adresa dvs. IP.

Notificări push – notificările sunt livrate prin serviciul push al producătorului browserului dvs. (de exemplu Google, Mozilla sau Apple). Conținutul lor este criptat, astfel încât serviciul push nu îl poate citi.

Furnizori de AI – a se vedea secțiunea 9.

Analiză – Google Analytics (Google LLC) pe site-ul de marketing, doar cu consimțământul dvs.; a se vedea secțiunea 7.

Transferuri în afara UE – unii dintre acești furnizori (OpenAI, Google, Twilio și furnizorii pe care un cont îi conectează singur) au sediul în Statele Unite sau pot prelucra date acolo. Astfel de transferuri se bazează pe garanțiile prevăzute de GDPR, cum ar fi Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (EU–US Data Privacy Framework) sau clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.

De asemenea, putem divulga date atunci când legea o impune sau pentru a proteja drepturile, siguranța sau proprietatea serviciului, ale utilizatorilor săi sau ale publicului.

7. Cookie-uri și analitice

Aplicația folosește doar cookie-urile și stocarea locală strict necesare pentru a vă menține autentificat și pentru a memora preferințele de bază, cum ar fi limba.

De asemenea, derulăm propria noastră analiză first-party pe site-ul de marketing, pe blog, în aplicație și pe paginile de rezervări. Un cookie „micali_track_id”, valabil doi ani, identifică browserul, iar fiecare vizualizare de pagină este stocată împreună cu adresa și titlul acesteia, pagina de referință, adresa IP, identificarea browserului, tipul de dispozitiv, limba, sursa de trafic și cât timp a rămas pagina deschisă. Aceasta se bazează pe interesul nostru legitim de a înțelege modul în care sunt utilizate paginile noastre și de a oferi titularilor de conturi statistici pentru propriile pagini de rezervări; nu este condiționată de bannerul de cookie-uri. Solicitările provenite de la roboții motoarelor de căutare, de la propria noastră echipă și de la adresele IP pe care le-am exclus nu sunt înregistrate.

Site-ul de marketing folosește în plus Google Analytics (Google LLC), care se încarcă doar dacă acceptați analiticele în bannerul de cookie-uri. Dacă refuzați, Google Analytics nu se încarcă deloc. Google descrie propria prelucrare la https://policies.google.com/privacy

8. Statistici de vizitatori pentru titularii de conturi

Titularii de conturi văd statistici pentru propriile pagini publice de rezervări, construite pe baza analizei descrise în secțiunea 7: numărul de vizualizări per pagină, sursa de trafic, tipul de dispozitiv și limba, precum și lista vizitatorilor din spatele acestor vizualizări.

Un vizitator care se află deja în lista de clienți a contului respectiv este afișat cu nume și adresă de e-mail. Deoarece browserul este recunoscut prin cookie-ul său de lungă durată, vizualizările de pagini făcute înainte ca vizitatorul să se autentifice sau să efectueze o rezervare îi pot fi atribuite ulterior, odată ce browserul respectiv este identificat. Toți ceilalți rămân anonimi și sunt descriși doar prin tipul de dispozitiv, sursa de trafic și limbă.

Titularii de conturi nu văd niciodată adresele IP sau identificările browserului. Vizualizările de pagini efectuate de managerii proprii ai contului și de roboții motoarelor de căutare sunt excluse. Dacă preferați să nu fiți recunoscut în acest fel, puteți șterge sau bloca cookie-urile din browserul dvs. sau puteți cere titularului contului să vă șteargă înregistrarea de client.

9. Inteligența artificială (AI)

Aplicația oferă funcționalități de AI: un asistent „Ask AI” pentru managerii de conturi, generarea textelor mesajelor de rezervare și AI Insights – sugestii pentru titularul contului pe baza propriilor cifre.

Furnizorul care prelucrează aceste date depinde de configurarea AI a contului. Implicit, un cont folosește Micali AI, care rulează pe propriul nostru cont la OpenAI (OpenAI, L.L.C., Statele Unite). Un cont își poate conecta în schimb propria cheie API pentru OpenAI sau pentru Google Gemini (Google LLC), caz în care solicitările merg către acel furnizor, în baza propriei înțelegeri a contului cu acesta.

Ce se trimite: pentru asistentul Ask AI, întrebarea managerului, împreună cu o imagine a datelor proprii ale contului, asamblată pentru conversația respectivă – setări, membri ai echipei, evenimente și date, servicii, abonamente și până la 150 dintre contactele vizitatorilor contului, inclusiv nume, adrese de e-mail și numere de telefon. Pentru generarea de mesaje, promptul managerului și datele rezervării la care se referă mesajul. Pentru AI Insights, cifre agregate despre cont (numărul de rezervări și de prezențe, gradul de ocupare, statistici de livrare a mesajelor), împreună cu numele evenimentelor și serviciilor – fără contacte ale vizitatorilor.

Datele sunt trimise doar atunci când cineva folosește efectiv o funcționalitate de AI. AI Insights este dezactivat pentru un cont, cu excepția cazului în care este activat, iar ciornele sale sunt revizuite de echipa noastră înainte de a fi publicate pentru titularul contului. Nu folosim conținutul acestor solicitări pentru a antrena niciun model. Ceea ce face un furnizor de AI cu datele trimise către API-ul său este guvernat de propriile condiții ale acelui furnizor, pe care nu le controlăm: https://openai.com/policies/ și https://policies.google.com/privacy

10. Datele utilizatorilor Google și Limited Use

Micali.online utilizează API-urile Google doar atunci când un manager își conectează propriul cont Google și doar în cele două scopuri de mai jos. Conexiunea se realizează întotdeauna prin ecranul standard de consimțământ OAuth al Google.

Gmail – pentru ca mesajele de rezervare să fie trimise de la propria adresă a managerului. Solicită doar permisiunea de a trimite e-mailuri (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send), împreună cu adresa de e-mail a contului conectat. Micali.online nu poate citi, căuta, descărca sau stoca conținutul căsuței dvs. de e-mail – poate doar să trimită mesajele de rezervare declanșate de dvs. sau de mementourile automate ale contului dvs.

Google Calendar și Google Meet – pentru ca evenimentele și serviciile online să primească un link Google Meet. Solicită permisiunea de a crea, modifica și șterge evenimente din calendarele pe care le dețineți (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.owned), permisiunea de a lista calendarele dvs. pentru a-l putea alege pe unul (https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly) și adresa de e-mail a contului conectat. Micali.online lucrează doar cu evenimentele create chiar de el – nu citește, nu modifică și nu șterge celelalte evenimente ale dvs. Pentru fiecare rezervare confirmată a unui serviciu online și pentru fiecare dată a unui eveniment online, creează un eveniment în calendarul ales, cu data și ora, numele evenimentului sau al serviciului și, în cazul unei rezervări de serviciu, numele clientului, și cere Google să atașeze un link Google Meet. Aceste evenimente nu au invitați, iar Google nu trimite invitații; Micali.online trimite linkul participanților în propriile sale e-mailuri de rezervare. Când o rezervare sau o dată este mutată, anulată sau ștearsă, Micali.online își actualizează sau își șterge evenimentul.

Token-urile de acces și de reîmprospătare sunt stocate criptat și sunt utilizate exclusiv în aceste scopuri. Puteți deconecta Gmail sau Google Calendar în orice moment din aplicație – atunci ștergem token-urile și revocăm accesul la Google – sau puteți revoca accesul la https://myaccount.google.com/permissions.

Utilizarea și transferul de către Micali a informațiilor primite de la API-urile Google către orice altă aplicație vor respecta Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use (utilizare limitată). Această politică este disponibilă la https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Datele utilizatorilor Google Workspace nu sunt utilizate, transferate sau vândute pentru a crea, antrena sau îmbunătăți modele de inteligență artificială sau de învățare automată generalizate sau fundamentale.

Micali nu furnizează conținutul e-mailurilor, datele din calendar sau alte date ale utilizatorilor Google Workspace către modele AI/ML. Conținutul generat de AI este creat independent și este trimis prin Gmail doar după ce a fost inițiat sau aprobat de utilizator.

11. Drepturile dvs.

Sub rezerva legislației aplicabile (inclusiv GDPR-ul UE), aveți dreptul de a accesa datele cu caracter personal pe care le deținem despre dvs., de a solicita corectarea sau ștergerea acestora, de a vă opune sau de a restricționa anumite prelucrări și de a primi datele dvs. într-un format portabil. De asemenea, aveți dreptul de a vă retrage orice consimțământ pe care l-ați acordat (de exemplu, prin modificarea opțiunii din bannerul de cookie-uri, deconectarea unui cont Google sau dezactivarea notificărilor) și de a depune o plângere la o autoritate de protecție a datelor – în Slovacia, Oficiul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Slovace (https://dataprotection.gov.sk) sau autoritatea din țara UE în care locuiți.

Dacă sunteți un vizitator care a rezervat printr-un cont, titularul contului este principalul punct de contact pentru datele dvs. – el decide ce colectează și cât timp le păstrează în interiorul contului său. Îi puteți solicita să actualizeze sau să șteargă rezervările și răspunsurile dvs. la formulare. Pentru solicitări la nivel de platformă, scrieți-ne la support@micali.online.

12. Securitate

Măsurile în vigoare astăzi: site-urile, aplicația și API-ul sunt servite prin HTTPS; managerii se autentifică printr-un cod trimis prin e-mail, iar PIN-ul opțional de autentificare este stocat doar ca hash bcrypt, funcționează numai pe un dispozitiv verificat anterior printr-un cod trimis prin e-mail și este revocat după trei încercări greșite; token-urile dispozitivelor de încredere sunt stocate doar ca hash SHA-256; token-urile de acces expiră și pot fi revocate; API-ul are o limită de rată (rate limiting) și înregistrează adresa IP și dispozitivul fiecărei autentificări; secretele conectorilor – parolele SMTP, cheile API SendGrid și Twilio, token-urile OAuth Google (Gmail, Google Calendar), datele de acces ale webhook-urilor – sunt criptate în repaus cu criptare autentificată (libsodium); fiecare solicitare API este limitată la un singur cont, astfel încât un cont poate accesa doar propriile date; iar accesul echipei platformei este separat de accesul la conturi.

Niciun sistem nu poate promite securitate absolută. Dacă ar avea loc o încălcare care afectează date cu caracter personal, o vom gestiona și îi vom notifica pe cei afectați conform cerințelor legale.

Exportul dvs. și infrastructura noastră sunt două lucruri diferite. Nu oferim o restaurare per cont – nu există o funcționalitate care să readucă un cont la o stare anterioară – așa că recomandăm titularilor de conturi să exporte periodic ceea ce contează pentru ei (aplicația exportă rezervările evenimentelor și serviciilor în format CSV) și să păstreze acea copie ei înșiși.

13. Modificări și contact

Putem actualiza această Politică de confidențialitate din când în când. Versiunea curentă este întotdeauna publicată pe această pagină, împreună cu data intrării în vigoare, iar modificările substanțiale vor fi anunțate în avans prin e-mail sau în aplicație. Dacă aveți întrebări despre această politică sau doriți să vă exercitați drepturile, scrieți-ne la support@micali.online – REALWEB, s.r.o., Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Republica Slovacă.