Politika privatnosti

1. Ko smo mi

Micali.online je online sistem za rezervacije koji vodi REALWEB, s.r.o., sa sjedištem Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Slovačka Republika, ID kompanije (IČO) 43899102, Porezni broj (DIČ) 2022506332, PDV broj SK2022506332 (registrovano prema §7a slovačkog Zakona o PDV-u). U ovoj politici „mi”, „nas” i „usluga” označavaju tu kompaniju koja vodi Micali.online. Možete nas kontaktirati na support@micali.online.

Vlasnici računa su firme, organizatori i pojedinci koji su postavili račun za primanje rezervacija. Posjetioci su ljudi koji rezervišu termin putem stranice za rezervacije vlasnika računa.

Za podatke koji nastaju unutar računa – liste klijenata, rezervacije, odgovore na obrasce, poruke – vlasnik računa je kontrolor podataka, a mi djelujemo kao njegov obrađivač. Za podatke koji su nam potrebni za rad same platforme – račune, prijave, sigurnosne dnevnike i vlastitu analitiku korištenja – kontrolor smo mi.

2. Koje podatke prikupljamo

Podaci o računu: kada kreirate račun, prikupljamo vašu e-mail adresu, naziv računa, jezik, vremensku zonu i sve postavke koje konfigurišete (usluge, događaji, radno vrijeme, predlošci poruka, konfiguracija konektora i slično). Menadžeri se prijavljuju kodom poslanim e-mailom. Menadžer može opciono postaviti i 4-cifreni PIN za brzu prijavu, koji funkcioniše samo na uređaju koji je već verifikovan kodom poslanim e-mailom; taj PIN se čuva isključivo kao bcrypt hash.

Verifikacija telefona: kada se registrujete, ili odlučite zadržati demo račun, tražimo broj mobilnog telefona i na njega šaljemo jednokratni kod putem SMS-a. Čuvamo broj, vrijeme kada je verifikovan i koliko mu je kodova poslano, kako bismo mogli ograničiti koliko se računa kreira i spriječiti zloupotrebu.

Podaci o posjetiocima: kada posjetilac rezerviše termin, obrazac vlasnika računa određuje šta se prikuplja. Tipično je to ime posjetioca, e-mail adresa i/ili broj telefona, odabrana usluga ili događaj, te odgovori popunjeni u obrascu za rezervaciju. Pohranjuju se i rezervacije posjetioca, status plaćanja, prisustvo i članstva.

Komunikacijski podaci: svaki e-mail i SMS koji sistem pošalje bilježi se s primaocem, vremenom i statusom isporuke, kako bi vlasnik računa mogao vidjeti šta je isporučeno i kako bismo mi mogli dijagnostikovati probleme s isporukom. Odlazni e-mailovi sadrže mali prateći piksel koji bilježi da li je poruka otvorena.

Povezani Google računi: ako menadžer poveže Gmail ili Google Calendar, čuvamo e-mail adresu tog Google računa te šifrirane tokene za pristup i osvježavanje; za Google Calendar i odabrani kalendar, ID-ove događaja u kalendaru koje je kreirao Micali i njihove Google Meet linkove. Odjeljak 10 ovo opisuje detaljno.

Push obavještenja: ako dozvolite obavještenja u pretraživaču ili instaliranoj aplikaciji, čuvamo adresu pretplate koju izdaje push servis vašeg pretraživača zajedno s njegovim ključevima za šifrovanje, te dnevnik poslanih obavještenja.

Podaci o prijavi i sigurnosti: za svaku prijavu čuvamo IP adresu, identifikaciju pretraživača (user agent), tip uređaja i vrijeme posljednje aktivnosti u toj sesiji, kako bismo osigurali račune i otkrili zloupotrebu.

Podaci o korištenju i analitika: za svaki pregled stranice na našim web-sajtovima i stranicama za rezervacije, naša vlastita analitika bilježi adresu i naslov stranice, stranicu s koje je posjetilac došao, IP adresu, identifikaciju pretraživača, tip uređaja, jezik, izvor posjete i koliko dugo je stranica bila otvorena, povezano s dvogodišnjim kolačićem „micali_track_id”. Odjeljak 7 ovo opisuje detaljno.

Podaci AI asistenta: ako u aplikaciji koristite asistenta Ask AI, vaša pitanja i njegovi odgovori se čuvaju kako bi konverzacija zadržala kontekst, a poruke starije od 7 dana se uklanjaju sljedeći put kada otvorite ili koristite asistenta. Odjeljak 9 objašnjava šta se šalje pružaocu AI usluge.

3. Kako koristimo vaše podatke

Lične podatke koristimo za rad usluge rezervacija: za autentifikaciju korisnika, za kreiranje i upravljanje rezervacijama, za slanje potvrda, podsjetnika i obavještenja o otkazivanju, kako bismo vlasnicima računa omogućili upravljanje njihovim klijentima, događajima i statistikama, kako bismo sistem održavali pouzdanim i sigurnim, radi otkrivanja i sprječavanja zloupotrebe, te za odgovaranje na zahtjeve podrške. Ne prodajemo niti trgujemo ličnim podacima i ne koristimo ih za oglašavanje trećih strana.

Vlasnicima računa i menadžerima možemo povremeno slati e-mailove ili SMS poruke o novostima i promjenama u Micali.online. Svaki takav e-mail sadrži link za odjavu. Bilježimo da li su ti e-mailovi otvoreni i na koje je linkove kliknuto, a adresu svakoga ko se odjavi čuvamo na listi isključenja (opt-out) kako ga više ne bismo kontaktirali. Posjetioci stranica za rezervacije nikada ne primaju ove poruke od nas.

4. Pravni osnov za obradu

Izvršenje usluge koju ste vi ili vlasnik računa zatražili – kreiranje rezervacije, isporuka njene potvrde, vođenje računa.

Naš legitimni interes da platforma funkcioniše, bude sigurna i bez zloupotrebe, da razumijemo kako se naše stranice koriste i da obavještavamo vlasnike računa o našoj usluzi: ovo obuhvata našu vlastitu analitiku, statistike posjetilaca koje pružamo vlasnicima računa, verifikaciju telefona pri registraciji, dnevnike prijava, sigurnosti i isporuke, te novosti koje šaljemo vlasnicima računa.

Vaš pristanak, tamo gdje je pristanak ono što se primjenjuje – na primjer kolačići Google Analytics na marketinškoj web stranici, koji se učitavaju samo ako ih prihvatite, povezivanje vašeg Google računa ili dozvoljavanje push obavještenja. Možete ga povući u bilo kojem trenutku.

Usklađenost sa zakonskim obavezama, tamo gdje se odnose na nas.

5. Koliko dugo čuvamo podatke i kako se brišu

Podaci o računu – kao i rezervacije, klijenti, odgovori na obrasce i dnevnici poruka unutar računa – čuvaju se sve dok račun postoji. Ne brišemo račune zbog neaktivnosti.

Kada se račun izbriše, brisanje je trajno. Račun, njegovi korisnici, događaji, usluge, rezervacije, veze s klijentima, odgovori na obrasce, predlošci poruka, otpremljene datoteke, postavke konektora te dnevnici poslanih e-mailova i SMS poruka uklanjaju se iz baze podataka i ne mogu se vratiti. Root administrator može zatražiti brisanje u aplikaciji; ono stupa na snagu nakon 7 dana i može se otkazati tokom tog perioda (pogledajte Uslove korištenja). Demo računi se automatski brišu 7 dana nakon kreiranja.

Vlasnici računa mogu izbrisati pojedinačne zapise – klijente, rezervacije, odgovore na obrasce, poruke – u bilo kojem trenutku unutar aplikacije.

Identitetski zapis posjetioca, odnosno e-mail adresa kojom se prijavljuje, ne briše se zajedno s jednim računom, jer ista osoba može imati rezervacije kod drugih vlasnika računa na platformi. Pišite na support@micali.online ako želite da se taj zapis ukloni.

Kada menadžer odspoji Google Calendar ili Gmail, brišemo pohranjene tokene i povlačimo naš pristup kod Googlea. Događaji u kalendaru koje je Micali već kreirao ostaju u tom kalendaru dok ih ne izbrišete. Broj telefona korišten za verifikaciju ostaje zabilježen i nakon brisanja računa, kako se ograničenja po broju ne bi mogla zaobići; pišite na support@micali.online ako želite da se ukloni.

Konverzacije s Ask AI imaju period od 7 dana: starije poruke se uklanjaju sljedeći put kada taj menadžer otvori ili koristi asistenta. Zapisi o prijavi, sigurnosti i analitici korištenja čuvaju se onoliko dugo koliko je potrebno za rad i sigurnost usluge te za izradu statistika posjetilaca opisanih u odjeljku 8; trenutno na njih ne primjenjujemo fiksni period brisanja.

6. Ko još obrađuje podatke

Ne prodajemo lične podatke. Dijelimo ih samo s pružaocima koji su tehnički neophodni za rad usluge:

Hosting i infrastruktura – aplikacija, baza podataka i otpremljene datoteke hostovani su kod Websupport, s.r.o. (Slovačka), na infrastrukturi koja se nalazi u Evropskoj uniji.

Isporuka e-maila i SMS-a – kada račun poveže vlastiti SendGrid, Twilio, SMTP ili Gmail račun, sadržaj svake poruke i adresa primaoca prenose se tom pružaocu radi isporuke, prema njegovim vlastitim uslovima. Vlasnici računa biraju i konfigurišu te pružaoce. Poruke koje šalje sama platforma (kodovi za prijavu, obavještenja) idu putem našeg vlastitog SMTP pružaoca. Kodovi za verifikaciju telefona i naše vlastite SMS poruke šalju se putem Twilija (Twilio Inc., Sjedinjene Američke Države).

Google Calendar i Google Meet – kada menadžer poveže Google Calendar i uključi online sastanke za događaj ili uslugu, datum i vrijeme, naziv događaja ili usluge i, za rezervaciju usluge, ime klijenta upisuju se u menadžerov vlastiti Google kalendar, a Google (Google LLC) kreira Google Meet link; pogledajte odjeljak 10.

Mape i pretraga adresa – mape u postavkama računa, događaja i usluga učitavaju pločice mape s OpenStreetMapa, a dugme „Geokodiraj iz adrese” šalje adresu koju ste upisali servisu Nominatim (OpenStreetMap Foundation). Oboje zahtijeva direktno vaš pretraživač, pa vide vašu IP adresu.

Push obavještenja – obavještenja se isporučuju putem push servisa proizvođača vašeg pretraživača (na primjer Google, Mozilla ili Apple). Njihov sadržaj je šifrovan, pa ga push servis ne može pročitati.

Pružaoci AI usluga – pogledajte odjeljak 9.

Analitika – Google Analytics (Google LLC) na marketinškoj web stranici, samo uz vaš pristanak; pogledajte odjeljak 7.

Prijenosi izvan EU – neki od ovih pružaoca (OpenAI, Google, Twilio i pružaoci koje račun sam poveže) imaju sjedište u Sjedinjenim Američkim Državama ili tamo mogu obrađivati podatke. Takvi prijenosi oslanjaju se na zaštitne mjere koje predviđa GDPR, kao što su Okvir EU–SAD za privatnost podataka (EU–US Data Privacy Framework) ili standardne ugovorne klauzule Evropske komisije.

Podatke možemo otkriti i kada to zahtijeva zakon, ili radi zaštite prava, sigurnosti ili imovine usluge, njenih korisnika ili javnosti.

7. Kolačići i analitika

Aplikacija koristi kolačiće i lokalnu pohranu koji su strogo neophodni da biste ostali prijavljeni i da bi se zapamtile osnovne preferencije poput jezika.

Također pokrećemo vlastitu analitiku na marketinškoj web stranici, blogu, aplikaciji i stranicama za rezervacije. Kolačić „micali_track_id” koji vrijedi dvije godine identifikuje pretraživač, a svaki pregled stranice se čuva s njenom adresom i naslovom, stranicom s koje je posjetilac došao, IP adresom, identifikacijom pretraživača, tipom uređaja, jezikom, izvorom posjete i koliko dugo je stranica bila otvorena. Ovo se zasniva na našem legitimnom interesu da razumijemo kako se naše stranice koriste i da vlasnicima računa pružimo statistike za njihove vlastite stranice za rezervacije; nije vezano za banner za kolačiće. Zahtjevi tražilica (crawlera), našeg vlastitog osoblja i IP adresa koje smo isključili se ne bilježe.

Marketinška web stranica dodatno koristi Google Analytics (Google LLC), koji se učitava samo ako prihvatite analitiku u banneru za kolačiće. Ako odbijete, Google Analytics se uopšte ne učitava. Google opisuje vlastitu obradu podataka na https://policies.google.com/privacy

8. Statistike posjetilaca za vlasnike računa

Vlasnici računa vide statistike za svoje vlastite javne stranice za rezervacije, izgrađene na osnovu analitike opisane u odjeljku 7: broj pregleda po stranici, izvor posjete, tip uređaja i jezik, te listu posjetilaca koji stoje iza tih pregleda.

Posjetilac koji je već na listi klijenata tog računa prikazuje se imenom i e-mail adresom. Pošto se pretraživač prepoznaje po dugotrajnom kolačiću, pregledi stranica napravljeni prije nego što se posjetilac prijavio ili rezervisao mogu mu se naknadno pripisati, čim se taj pretraživač identifikuje. Svi ostali ostaju anonimni i opisani su samo tipom uređaja, izvorom posjete i jezikom.

Vlasnici računa nikada ne vide IP adrese niti identifikacije pretraživača. Pregledi stranica od strane vlastitih menadžera računa i tražilica (crawlera) su isključeni. Ako ne želite da vas se ovako prepoznaje, možete izbrisati ili blokirati kolačiće u svom pretraživaču, ili zamoliti vlasnika računa da izbriše vaš zapis klijenta.

9. Vještačka inteligencija (AI)

Aplikacija nudi AI funkcije: asistenta „Ask AI” za menadžere računa, generisanje tekstova poruka za rezervacije, i AI Insights – prijedloge za vlasnika računa na osnovu njegovih vlastitih brojki.

Koji pružalac obrađuje te podatke zavisi od AI postavki računa. Podrazumijevano, račun koristi Micali AI, koji radi na našem vlastitom računu kod OpenAI (OpenAI, L.L.C., Sjedinjene Američke Države). Račun umjesto toga može povezati vlastiti API ključ za OpenAI ili za Google Gemini (Google LLC), u kom slučaju zahtjevi idu tom pružaocu prema vlastitom dogovoru računa s njim.

Šta se šalje: za asistenta Ask AI, pitanje menadžera zajedno sa snimkom vlastitih podataka računa prikupljenim za tu konverzaciju – postavke, članovi tima, događaji i termini, usluge, članstva, te do 150 kontakata posjetilaca računa uključujući imena, e-mail adrese i brojeve telefona. Za generisanje poruka, upit menadžera i podaci rezervacije na koju se poruka odnosi. Za AI Insights, agregirane brojke o računu (broj rezervacija i prisustva, stope popunjenosti, statistike isporuke poruka) zajedno s nazivima događaja i usluga – bez kontakata posjetilaca.

Podaci se šalju samo kada neko zaista koristi AI funkciju. AI Insights je isključen za račun dok se ne aktivira, a njegove nacrte pregleda naše osoblje prije nego što se objave vlasniku računa. Sadržaj ovih zahtjeva ne koristimo za treniranje bilo kojeg modela. Kako pružalac AI usluga postupa s podacima poslanim na njegov API uređuju njegovi vlastiti uslovi, koje mi ne kontrolišemo: https://openai.com/policies/ i https://policies.google.com/privacy

10. Google korisnički podaci i Limited Use

Micali.online koristi Google API-je samo kada menadžer poveže svoj vlastiti Google račun, i samo u dvije svrhe navedene u nastavku. Povezivanje se uvijek odvija putem Googleovog standardnog OAuth ekrana za pristanak.

Gmail – kako bi se poruke o rezervaciji slale sa menadžerove vlastite adrese. Zahtijeva samo dozvolu za slanje e-pošte (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send) zajedno sa adresom e-pošte povezanog računa. Micali.online ne može čitati, pretraživati, preuzimati niti pohranjivati sadržaj vašeg poštanskog sandučeta – može samo poslati poruke o rezervaciji koje pokrenete vi ili automatski podsjetnici vašeg računa.

Google Calendar i Google Meet – kako bi online događaji i usluge dobili Google Meet link. Zahtijeva dozvolu za kreiranje, izmjenu i brisanje događaja u kalendarima koje posjedujete (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.owned), dozvolu za prikaz liste vaših kalendara kako biste mogli odabrati jedan (https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly) i adresu e-pošte povezanog računa. Micali.online radi samo s događajima koje je sam kreirao – ne čita, ne mijenja niti briše vaše ostale događaje. Za svaku potvrđenu rezervaciju online usluge i za svaki datum online događaja kreira jedan događaj u odabranom kalendaru s datumom i vremenom, nazivom događaja ili usluge i, za rezervaciju usluge, imenom klijenta, te traži od Googlea da priloži Google Meet link. Ovi događaji nemaju goste i Google ne šalje pozivnice; Micali.online šalje link učesnicima u svojim vlastitim e-mailovima o rezervaciji. Kada se rezervacija ili datum premjesti, otkaže ili izbriše, Micali.online ažurira ili briše svoj događaj.

Pristupni token i token za osvježavanje pohranjuju se šifrirano i koriste se isključivo u ove svrhe. Gmail ili Google Calendar možete odspojiti u bilo kojem trenutku unutar aplikacije – tada brišemo tokene i povlačimo pristup kod Googlea – ili povući pristup na https://myaccount.google.com/permissions.

Micalijeva upotreba i prijenos informacija koje primi putem Google API-ja u bilo koju drugu aplikaciju biće usklađeni sa Google API Services User Data Policy (Politika o korisničkim podacima usluga Google API-ja), uključujući zahtjeve Limited Use (ograničene upotrebe). Ova politika je dostupna na https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Podaci korisnika usluge Google Workspace se ne koriste, ne prenose niti prodaju u svrhu kreiranja, treniranja ili unapređenja generaliziranih ili temeljnih modela vještačke inteligencije ili mašinskog učenja.

Micali ne dostavlja sadržaj e-pošte, podatke iz kalendara niti druge podatke korisnika usluge Google Workspace AI/ML modelima. Sadržaj kreiran vještačkom inteligencijom nastaje samostalno i šalje se putem Gmaila tek nakon što ga korisnik pokrene ili odobri.

11. Vaša prava

U skladu s primjenjivim zakonom (uključujući EU GDPR), imate pravo pristupiti ličnim podacima koje čuvamo o vama, zatražiti njihovu ispravku ili brisanje, prigovoriti ili ograničiti određenu obradu, te primiti svoje podatke u prenosivom formatu. Također imate pravo povući svaki pristanak koji ste dali (na primjer promjenom svog izbora u banneru za kolačiće, odspajanjem Google računa ili isključivanjem obavještenja), te podnijeti pritužbu nadzornom tijelu za zaštitu podataka – u Slovačkoj, Uredu za zaštitu ličnih podataka Slovačke Republike (https://dataprotection.gov.sk), ili tijelu zemlje EU u kojoj živite.

Ako ste posjetilac koji je rezervisao putem računa, vlasnik računa je primarna kontakt tačka za vaše podatke – on odlučuje šta prikuplja i koliko dugo to čuva unutar svog računa. Možete ga zamoliti da ažurira ili izbriše vaše rezervacije i odgovore na obrasce. Za zahtjeve na nivou platforme, pišite nam na support@micali.online.

12. Sigurnost

Mjere koje su danas na snazi: web-sajtovi, aplikacija i API se pružaju preko HTTPS-a; menadžeri se prijavljuju kodom poslanim e-mailom, a opcioni prijavni PIN se čuva isključivo kao bcrypt hash, funkcioniše samo na uređaju koji je prethodno verifikovan kodom poslanim e-mailom, i poništava se nakon tri pogrešna pokušaja; tokeni pouzdanih uređaja se čuvaju isključivo kao SHA-256 hash; pristupni tokeni ističu i mogu se poništiti; API ima ograničenje broja zahtjeva (rate limiting) i bilježi IP adresu i uređaj za svaku prijavu; tajni podaci konektora – SMTP lozinke, API ključevi za SendGrid i Twilio, Google OAuth tokeni (Gmail, Google Calendar), vjerodajnice za webhookove – šifrirani su u mirovanju autentifikovanom enkripcijom (libsodium); svaki API zahtjev je ograničen na jedan račun, tako da račun može pristupiti samo svojim vlastitim podacima; a pristup osoblja platforme je odvojen od pristupa računima.

Nijedan sistem ne može garantovati apsolutnu sigurnost. Ukoliko dođe do povrede koja utiče na lične podatke, riješit ćemo je i obavijestiti pogođene osobe kako to zakon zahtijeva.

Vaš izvoz i naša infrastruktura su dvije različite stvari. Ne nudimo obnavljanje pojedinačnog računa – ne postoji funkcija koja bi vratila jedan račun u ranije stanje – stoga preporučujemo vlasnicima računa da redovno izvoze ono što im je važno (aplikacija izvozi rezervacije događaja i usluga u CSV format) i da tu kopiju čuvaju sami.

13. Promjene i kontakt

Ovu Politiku privatnosti možemo s vremena na vrijeme ažurirati. Aktuelna verzija je uvijek objavljena na ovoj stranici zajedno s datumom stupanja na snagu, a bitne promjene ćemo najaviti unaprijed e-mailom ili u aplikaciji. Ako imate pitanja o ovoj politici ili želite ostvariti svoja prava, pišite nam na support@micali.online – REALWEB, s.r.o., Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Slovačka Republika.