Ochrana súkromia

1. Kto sme

Micali.online je online rezervačný systém, ktorý prevádzkuje REALWEB, s.r.o., so sídlom Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Slovenská republika, IČO 43899102, DIČ 2022506332, IČ DPH SK2022506332 (registrácia podľa §7a zákona o DPH). V týchto zásadách „my“, „nás“ a „služba“ označujú túto spoločnosť prevádzkujúcu Micali.online. Zastihneš nás na support@micali.online.

Vlastníci účtov sú firmy, organizátori a jednotlivci, ktorí si vytvorili účet, aby mohli prijímať rezervácie. Návštevníci sú ľudia, ktorí si cez rezervačnú stránku vlastníka účtu rezervujú termín.

Pri údajoch, ktoré vznikajú vnútri účtu – zoznamy zákazníkov, rezervácie, vyplnené formuláre, správy – je prevádzkovateľom (controllerom) vlastník účtu a my vystupujeme ako sprostredkovateľ (processor). Pri údajoch, ktoré potrebujeme na chod samotnej platformy – účty, prihlásenia, bezpečnostné logy a naša vlastná analytika – sme prevádzkovateľom my.

2. Aké údaje zbierame

Údaje účtu: pri vytvorení účtu zbierame e-mailovú adresu, názov účtu, jazyk, časové pásmo a všetky nastavenia, ktoré si nakonfiguruješ (služby, eventy, otváracie hodiny, šablóny správ, nastavenia konektorov a podobne). Správcovia sa prihlasujú kódom zaslaným e-mailom. Správca si môže voliteľne nastaviť aj 4-miestny PIN na rýchlejšie prihlásenie, ktorý funguje iba na zariadení už overenom e-mailovým kódom; tento PIN uchovávame výhradne ako bcrypt hash.

Overenie telefónu: pri registrácii alebo keď si chceš ponechať demo účet, ťa požiadame o číslo mobilného telefónu a pošleme naň jednorazový kód cez SMS. Uchovávame číslo, čas jeho overenia a počet kódov, ktoré naň boli odoslané, aby sme mohli obmedziť počet zakladaných účtov a predchádzať zneužitiu.

Údaje návštevníkov: keď si návštevník rezervuje termín, o zbieraných údajoch rozhoduje formulár vlastníka účtu. Typicky ide o meno návštevníka, e-mailovú adresu a/alebo telefónne číslo, vybranú službu alebo event a odpovede vyplnené v rezervačnom formulári. Ukladajú sa aj rezervácie návštevníka, stav platby, účasť a členstvá.

Komunikačné údaje: každý e-mail a SMS odoslaná systémom sa zaznamená s príjemcom, časom a stavom doručenia, aby vlastník účtu videl, čo bolo doručené, a aby sa dali riešiť problémy s doručovaním. Odchádzajúce e-maily obsahujú malý sledovací pixel, ktorý zaznamená, či bola správa otvorená.

Pripojené účty Google: ak správca pripojí Gmail alebo Google Kalendár, uchovávame e-mailovú adresu daného účtu Google a zašifrované prístupové a obnovovacie tokeny; pri Google Kalendári aj vybraný kalendár, identifikátory udalostí, ktoré v ňom Micali vytvorilo, a ich odkazy na Google Meet. Podrobnosti sú v bode 10.

Push notifikácie: ak v prehliadači alebo v nainštalovanej aplikácii povolíš notifikácie, uchovávame adresu odberu, ktorú vydala push služba tvojho prehliadača, spolu s jej šifrovacími kľúčmi a záznam odoslaných notifikácií.

Prihlasovacie a bezpečnostné údaje: pri každom prihlásení ukladáme IP adresu, identifikáciu prehliadača (user agent), typ zariadenia a čas poslednej aktivity v danej relácii, aby sme účty zabezpečili a odhalili zneužitie.

Údaje o používaní a analytika: pri každom zobrazení stránky na našich weboch a na rezervačných stránkach naša vlastná analytika ukladá adresu a názov stránky, odkiaľ návštevník prišiel, IP adresu, identifikáciu prehliadača, typ zariadenia, jazyk, zdroj návštevy a ako dlho stránka zostala otvorená, naviazané na dvojročnú cookie „micali_track_id“. Podrobnosti sú v bode 7.

Údaje AI asistenta: ak v aplikácii používaš asistenta Ask AI, tvoje otázky a jeho odpovede sa uchovávajú, aby si konverzácia držala kontext, a správy staršie ako 7 dní sa odstránia pri najbližšom otvorení alebo použití asistenta. Čo sa posiela poskytovateľovi AI, vysvetľuje bod 9.

3. Ako tvoje údaje používame

Osobné údaje používame na prevádzku rezervačného systému: na overovanie používateľov, na vytváranie a správu rezervácií, na odosielanie potvrdení, pripomienok a oznámení o zrušení, na to, aby vlastníci účtov mohli spravovať svojich zákazníkov, eventy a štatistiky, na spoľahlivý a bezpečný chod systému, na odhaľovanie a prevenciu zneužitia a na vybavovanie požiadaviek podpory. Osobné údaje nepredávame, neobchodujeme s nimi a nepoužívame ich na reklamu tretích strán.

Vlastníkom a správcom účtov môžeme občas poslať e-mail alebo SMS o novinkách a zmenách v Micali.online. Každý takýto e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie. Zaznamenávame, či bol e-mail otvorený a na ktoré odkazy sa kliklo, a adresu každého, kto sa odhlási, si ponechávame na zozname odhlásených, aby sme ho už nekontaktovali. Návštevníkom rezervačných stránok takéto správy od nás nikdy neposielame.

4. Právny základ spracúvania

Plnenie služby, o ktorú si požiadal ty alebo vlastník účtu – vytvorenie rezervácie, doručenie potvrdenia, prevádzka účtu.

Náš oprávnený záujem na tom, aby platforma fungovala, bola bezpečná a nedochádzalo k jej zneužívaniu, aby sme rozumeli, ako sa naše stránky používajú, a aby sme vlastníkov účtov informovali o našej vlastnej službe: sem patrí naša vlastná analytika, štatistiky návštevnosti poskytované vlastníkom účtov, overenie telefónu pri registrácii, prihlasovacie, bezpečnostné a doručovacie logy aj novinky, ktoré posielame vlastníkom účtov.

Tvoj súhlas tam, kde je súhlas tým správnym základom – napríklad cookies Google Analytics na marketingovom webe, ktoré sa načítajú iba po tvojom prijatí, pripojenie vlastného účtu Google alebo povolenie push notifikácií. Súhlas môžeš kedykoľvek odvolať.

Plnenie zákonných povinností tam, kde sa nás týkajú.

5. Ako dlho údaje uchovávame a ako sa mažú

Údaje účtu – a v ňom rezervácie, zákazníkov, odpovede formulárov aj logy správ – uchovávame, kým účet existuje. Účty nemažeme za neaktivitu.

Zmazanie účtu je trvalé. Účet, jeho používatelia, eventy, služby, rezervácie, prepojenia na zákazníkov, odpovede formulárov, šablóny správ, nahrané súbory, nastavenia konektorov aj logy e-mailov a SMS odoslaných z účtu sa z databázy odstránia a nedajú sa obnoviť. Root-admin môže o zmazanie požiadať v aplikácii; účinné je po 7 dňoch a počas tejto lehoty sa dá zrušiť (pozri Podmienky služby). Demo účty sa automaticky mažú 7 dní po vytvorení.

Jednotlivé záznamy – zákazníkov, rezervácie, odpovede formulárov, správy – môže vlastník účtu kedykoľvek zmazať priamo v aplikácii.

Identitný záznam návštevníka, teda e-mailová adresa, ktorou sa prihlasuje, sa spolu s jedným účtom nemaže, pretože ten istý človek môže mať rezervácie aj u iných vlastníkov účtov na platforme. Ak chceš takýto záznam odstrániť, napíš na support@micali.online.

Keď správca odpojí Google Kalendár alebo Gmail, uložené tokeny zmažeme a prístup u Google zrušíme. Udalosti, ktoré už Micali v kalendári vytvorilo, v ňom zostanú, kým ich nezmažeš. Telefónne číslo použité na overenie zostáva v evidencii aj po zmazaní účtu, aby sa nedali obísť limity na jedno číslo; ak ho chceš odstrániť, napíš na support@micali.online.

Konverzácie s Ask AI majú 7-dňové okno: staršie správy sa odstránia pri najbližšom otvorení alebo použití asistenta daným správcom. Prihlasovacie, bezpečnostné a analytické záznamy uchovávame, kým sú potrebné na prevádzku a zabezpečenie služby a na štatistiky podľa bodu 8; pevnú lehotu na ich mazanie zatiaľ neuplatňujeme.

6. Kto ďalší údaje spracúva

Osobné údaje nepredávame. Zdieľame ich iba s poskytovateľmi, ktorí sú technicky nevyhnutní na prevádzku služby:

Hosting a infraštruktúra – aplikácia, databáza a nahrané súbory sú hostované u Websupport, s.r.o. (Slovensko), na infraštruktúre umiestnenej v Európskej únii.

Doručovanie e-mailov a SMS – keď účet pripojí svoj vlastný SendGrid, Twilio, SMTP alebo Gmail, obsah každej správy a adresa príjemcu sa odošlú tomuto poskytovateľovi na doručenie podľa jeho vlastných podmienok. Výber a nastavenie týchto poskytovateľov je na vlastníkoch účtov. Správy, ktoré posiela samotná platforma (prihlasovacie kódy, oznámenia), idú cez nášho SMTP poskytovateľa. Overovacie kódy na telefón a naše vlastné SMS posielame cez Twilio (Twilio Inc., Spojené štáty).

Google Kalendár a Google Meet – keď správca pripojí Google Kalendár a pri evente alebo službe zapne online stretnutia, do jeho vlastného kalendára Google sa zapíše dátum a čas, názov eventu alebo služby a pri rezervácii služby aj meno klienta, a Google (Google LLC) vytvorí odkaz na Google Meet; pozri bod 10.

Mapy a vyhľadanie adresy – mapy v nastaveniach účtu, eventov a služieb načítavajú mapové podklady z OpenStreetMap a tlačidlo „Získať súradnice z adresy“ odošle zadanú adresu službe Nominatim (OpenStreetMap Foundation). Obe požiadavky posiela priamo tvoj prehliadač, takže tieto služby vidia tvoju IP adresu.

Push notifikácie – notifikácie sa doručujú cez push službu výrobcu tvojho prehliadača (napríklad Google, Mozilla alebo Apple). Ich obsah je zašifrovaný, takže ho push služba nedokáže prečítať.

Poskytovatelia AI – pozri bod 9.

Analytika – Google Analytics (Google LLC) na marketingovom webe, výhradne s tvojím súhlasom; pozri bod 7.

Prenos mimo EÚ – niektorí z týchto poskytovateľov (OpenAI, Google, Twilio a poskytovatelia, ktorých si účet pripojí sám) sídlia v Spojených štátoch alebo tam môžu údaje spracúvať. Takýto prenos sa opiera o záruky, ktoré GDPR umožňuje, napríklad o rámec ochrany údajov EÚ – USA (Data Privacy Framework) alebo o štandardné zmluvné doložky Európskej komisie.

Údaje môžeme sprístupniť aj vtedy, ak to vyžaduje zákon alebo je to potrebné na ochranu práv, bezpečnosti či majetku služby, jej používateľov alebo verejnosti.

7. Cookies a analytika

Aplikácia používa cookies a local storage, ktoré sú nevyhnutné na to, aby si zostal prihlásený a aby si zapamätala základné nastavenia, napríklad jazyk.

Zároveň prevádzkujeme vlastnú analytiku naprieč marketingovým webom, blogom, aplikáciou aj rezervačnými stránkami. Prehliadač identifikuje cookie „micali_track_id“ s platnosťou dva roky a pri každom zobrazení stránky sa uloží jej adresa a názov, odkiaľ návštevník prišiel, IP adresa, identifikácia prehliadača, typ zariadenia, jazyk, zdroj návštevy a ako dlho stránka zostala otvorená. Beží na základe nášho oprávneného záujmu rozumieť tomu, ako sa naše stránky používajú, a poskytovať vlastníkom účtov štatistiky pre ich vlastné rezervačné stránky; nie je naviazaná na cookie lištu. Požiadavky vyhľadávacích robotov, nášho vlastného tímu a IP adries, ktoré sme vylúčili, sa nezaznamenávajú.

Marketingový web navyše používa Google Analytics (Google LLC), ktorý sa načíta iba vtedy, ak analytiku prijmeš v cookie lište. Ak ju odmietneš, Google Analytics sa vôbec nenačíta. Vlastné spracúvanie údajov popisuje Google na https://policies.google.com/privacy

8. Štatistiky návštevnosti pre vlastníkov účtov

Vlastníci účtov vidia štatistiky svojich vlastných verejných rezervačných stránok, postavené na analytike podľa bodu 7: počty zobrazení jednotlivých stránok, zdroj návštevy, typ zariadenia a jazyk a zoznam návštevníkov, ktorí za týmito zobrazeniami stoja.

Návštevník, ktorý už je v zozname zákazníkov daného účtu, sa zobrazí menom a e-mailovou adresou. Keďže prehliadač je rozpoznaný podľa dlhodobej cookie, zobrazenia stránok, ku ktorým došlo ešte pred prihlásením alebo rezerváciou, mu môžu byť priradené dodatočne – vo chvíli, keď je ten istý prehliadač identifikovaný. Všetci ostatní zostávajú anonymní a sú popísaní iba typom zariadenia, zdrojom návštevy a jazykom.

IP adresy ani identifikáciu prehliadača vlastník účtu nikdy nevidí. Zobrazenia stránok správcami samotného účtu a vyhľadávacími robotmi sú vylúčené. Ak nechceš byť takto rozpoznávaný, môžeš si v prehliadači cookies zmazať alebo blokovať, prípadne požiadať vlastníka účtu o zmazanie svojho zákazníckeho záznamu.

9. Umelá inteligencia (AI)

Aplikácia ponúka funkcie s umelou inteligenciou: asistenta „Ask AI“ pre správcov účtu, generovanie textov rezervačných správ a AI Insights – odporúčania pre vlastníka účtu na základe jeho vlastných čísel.

Ktorý poskytovateľ tieto údaje spracuje, závisí od nastavenia AI v účte. Predvolene účet používa Micali AI, ktoré beží na našom vlastnom účte u OpenAI (OpenAI, L.L.C., Spojené štáty). Účet si namiesto toho môže pripojiť vlastný API kľúč pre OpenAI alebo Google Gemini (Google LLC) – požiadavky potom idú tomuto poskytovateľovi podľa vlastného vzťahu účtu s ním.

Čo sa odosiela: pri asistentovi Ask AI otázka správcu spolu so snímkou vlastných údajov účtu zostavenou pre danú konverzáciu – nastavenia, členovia tímu, eventy a termíny, služby, členstvá a až 150 kontaktov návštevníkov účtu vrátane mien, e-mailových adries a telefónnych čísel. Pri generovaní správ zadanie správcu a údaje rezervácie, ktorej sa správa týka. Pri AI Insights agregované čísla o účte (počty rezervácií a účasti, miera naplnenia, štatistiky doručovania správ) spolu s názvami eventov a služieb – žiadne kontakty návštevníkov.

Údaje sa odosielajú iba vtedy, keď niekto AI funkciu skutočne použije. AI Insights je pre účet vypnuté, kým ho niekto nezapne, a jeho návrhy prechádzajú kontrolou nášho tímu, kým sa zobrazia vlastníkovi účtu. Obsah týchto požiadaviek nepoužívame na trénovanie žiadneho modelu. To, ako s údajmi odoslanými do svojho API naloží poskytovateľ AI, sa riadi jeho vlastnými podmienkami, ktoré neovládame: https://openai.com/policies/ a https://policies.google.com/privacy

10. Používateľské údaje Google a Limited Use

Micali.online používa Google API iba vtedy, keď si správca pripojí svoj vlastný účet Google, a iba na dva účely uvedené nižšie. Pripojenie vždy prebieha cez štandardnú obrazovku súhlasu Google OAuth.

Gmail – aby sa rezervačné správy odosielali z vlastnej adresy správcu. Vyžaduje iba oprávnenie na odosielanie e-mailov (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send) spolu s e-mailovou adresou pripojeného účtu. Micali.online nedokáže čítať, vyhľadávať, sťahovať ani ukladať obsah tvojej poštovej schránky – dokáže iba odoslať rezervačné správy, ktoré vyvoláš ty alebo automatické pripomienky tvojho účtu.

Google Kalendár a Google Meet – aby online eventy a služby dostali odkaz na Google Meet. Vyžaduje oprávnenie vytvárať, meniť a mazať udalosti v kalendároch, ktoré vlastníš (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.owned), oprávnenie zobraziť zoznam tvojich kalendárov, aby si si mohol jeden vybrať (https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly), a e-mailovú adresu pripojeného účtu. Micali.online pracuje iba s udalosťami, ktoré samo vytvorilo – tvoje ostatné udalosti nečíta, nemení ani nemaže. Pre každú potvrdenú rezerváciu online služby a pre každý termín online eventu vytvorí vo vybranom kalendári jednu udalosť s dátumom a časom, názvom eventu alebo služby a pri rezervácii služby aj s menom klienta, a požiada Google o pripojenie odkazu na Google Meet. Tieto udalosti nemajú hostí a Google neposiela žiadne pozvánky; odkaz posiela účastníkom samo Micali.online vo svojich rezervačných e-mailoch. Keď sa rezervácia alebo termín presunie, zruší alebo zmaže, Micali.online svoju udalosť upraví alebo zmaže.

Prístupové a obnovovacie tokeny sú uchovávané zašifrovane a slúžia výhradne na tieto účely. Gmail aj Google Kalendár môžeš kedykoľvek odpojiť v aplikácii – tokeny potom zmažeme a prístup u Google zrušíme – alebo zrušiť prístup na https://myaccount.google.com/permissions.

Informácie získané z Google API Micali používa a odovzdáva iným aplikáciám v súlade so zásadami Google API Services User Data Policy (Zásady pre používateľské údaje v službách Google API), vrátane požiadaviek Limited Use (obmedzené použitie). Tieto zásady sú dostupné na https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Používateľské údaje Google Workspace sa nepoužívajú, neodovzdávajú ani nepredávajú na vytváranie, trénovanie ani vylepšovanie všeobecných či základných modelov umelej inteligencie alebo strojového učenia.

Micali neposkytuje obsah e-mailov, údaje z kalendára ani iné používateľské údaje Google Workspace modelom AI/ML. Obsah vytvorený umelou inteligenciou vzniká nezávisle a cez Gmail sa odošle až po tom, čo ho používateľ iniciuje alebo schváli.

11. Tvoje práva

V súlade s platnými zákonmi (vrátane GDPR) máš právo na prístup k osobným údajom, ktoré o tebe uchovávame, požiadať o ich opravu alebo vymazanie, namietať proti určitému spracúvaniu alebo ho obmedziť a získať svoje údaje v prenosnom formáte. Máš tiež právo kedykoľvek odvolať udelený súhlas (napríklad zmenou voľby v cookie lište, odpojením účtu Google alebo vypnutím notifikácií) a podať sťažnosť dozornému orgánu – na Slovensku Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (https://dataprotection.gov.sk), prípadne dozornému orgánu krajiny EÚ, v ktorej žiješ.

Ak si návštevník, ktorý si rezervoval termín cez nejaký účet, primárnym kontaktom pre tvoje údaje je vlastník daného účtu – on rozhoduje, čo zbiera a ako dlho to vo svojom účte uchováva. O úpravu alebo zmazanie svojich rezervácií a vyplnených formulárov môžeš požiadať priamo jeho. Pri požiadavkách na úrovni platformy nám napíš na support@micali.online.

12. Bezpečnosť

Opatrenia, ktoré máme dnes zavedené: weby, aplikácia aj API bežia cez HTTPS; správcovia sa prihlasujú kódom zaslaným e-mailom a voliteľný prihlasovací PIN uchovávame výhradne ako bcrypt hash, funguje iba na zariadení predtým overenom e-mailovým kódom a po troch nesprávnych pokusoch sa zneplatní; tokeny dôveryhodných zariadení sú uložené len ako SHA-256 hash; prístupové tokeny majú obmedzenú platnosť a dajú sa zneplatniť; API má rate limiting a pri každom prihlásení zaznamenáva IP adresu a zariadenie; tajomstvá konektorov – SMTP heslá, API kľúče SendGrid a Twilio, OAuth tokeny Google (Gmail, Google Kalendár), prihlasovacie údaje webhookov – sú uložené šifrovane s autentifikovaným šifrovaním (libsodium); každá požiadavka na API je viazaná na jeden účet, takže účet sa nedostane k cudzím údajom; a prístup nášho tímu k platforme je oddelený od prístupu k účtom.

Žiadny systém nemôže sľúbiť absolútnu bezpečnosť. Ak by došlo k porušeniu ochrany osobných údajov, budeme ho riešiť a dotknutých informovať tak, ako to vyžaduje zákon.

Tvoj export a naša infraštruktúra sú dve rozdielne veci. Neponúkame obnovu jednotlivého účtu – neexistuje funkcia, ktorá by účet vrátila do skoršieho stavu – preto vlastníkom účtov odporúčame pravidelne exportovať to, na čom im záleží (aplikácia exportuje rezervácie eventov a služieb do CSV), a kópiu si uchovať u seba.

13. Zmeny a kontakt

Tieto zásady ochrany súkromia môžeme priebežne aktualizovať. Aktuálna verzia je vždy zverejnená na tejto stránke spolu s dátumom účinnosti a podstatné zmeny oznámime vopred e-mailom alebo v aplikácii. Ak máš k týmto zásadám otázky alebo si chceš uplatniť svoje práva, napíš nám na support@micali.online – REALWEB, s.r.o., Vajanského 16/6757, 917 01 Trnava, Slovenská republika.